Om je te laten vertegenwoordigen door Sabam is het nodig dat je het beheer van je vermogensrechten aan hen overdraagt. Dit heeft een aantal belangrijke gevolgen: je kan dan bijvoorbeeld zelf niet meer beslissen waar je muziek gebruikt wordt en  of en hoeveel er voor betaald moet worden. Alleen in enkele heel uitzonderlijke gevallen zal de beheersvennootschap je akkoord nog vragen. Voor het overige zal er geen toestemming vooraf meer nodig zijn, maar moeten gebruikers enkel de opgelegde vergoeding betalen. Dit betekent dat telkens iemand jouw muziek on- of offline wilt gebruiken (bijvoorbeeld op een blog of op een feest) daarvoor een rekening in de bus zal vallen, ook al gaat het om een goed doel dat je wil steunen of je beste vriend.

We raden je aan eens na te denken over de eventuele opbrengst van een Sabam-lidmaatschap. Het is namelijk niet zo dat je automatisch geld ontvangt eens je je aangesloten hebt bij een beheersvennootschap. Daarvoor moet je muziek eerst geëxploiteerd worden. Exploiteren kan gaan om het gebruik van je muziek op radio, tv of evenementen, het streamen via Youtube, Spotify of andere diensten, het reproduceren van je werk op cd, vinyl of andere dragers of het live opvoeren van je muziek. Als je dus enkel muziek voor jezelf maakt op je zolderkamer, zal een lidmaatschap bij Sabam je nooit iets kunnen opleveren. Ook voor (niche-)muziek die in eigen beheer wordt uitgebracht zou het wel eens kunnen dat een lidmaatschap je minder oplevert dan je aanvankelijk denkt.

Stel bijvoorbeeld dat je een behoorlijk succesvolle band hebt (die eigen muziek schrijft), die regelmatig optreedt en muziek in eigen beheer aan zijn fans verkoopt, maar niet echt gespeeld wordt op radio of tv.

• Sabam zal voor jou een vergoeding kunnen innen telkens je een optreden doet. Het is aan de concertorganisator om die vergoeding te betalen. Om zeker te zijn dat alles correct wordt afgerekend, kan je best zelf aan Sabam doorgeven waar je speelt en welke nummers. Hiervoor kan je gebruik maken van het e-services platform, waar je rechtstreeks je playlists kan doorsturen. Sabam gaat dan op hun beurt een afrekening sturen aan de organisator op basis van een aantal parameters en na verwerking en aftrek van hun commissie zal een deel van dit geld worden doorgestort aan de auteurs.
• Je zal een vergoeding krijgen voor de mechanische reproductierechten bij het persen van je muziek op een drager. Aangezien je echter zelf je cd’s of vinyl’s laat drukken zal je de mechanische reproductierechten ook zelf eerst moeten betalen. Later krijg je dat geld dan terug na aftrek van ongeveer 15-20% administratieve kosten.  
• Daarnaast heeft Sabam overeenkomsten met sommige platformen als Youtube, Spotify en vi.be. Op basis van deze overeenkomsten zullen ze voor elke play een bedrag innen dat aan het einde van een periode zal verdeeld worden onder hun leden op basis van een aantal parameters. Net zoals het geval is voor royalty’s zijn die bedragen wel aan de lage kant en moet je een heleboel streams bijeensparen vooraleer de kassa gaat rinkelen. 

Sabam heeft een expliciet mandaat nodig vooraleer ze kunnen innen voor online gebruik van muziek. Hiervoor kunnen ze niet terug in de tijd gaan innen. Verwacht je dus een groot aantal streams, dan is het aangeraden om de aansluiting zo snel mogelijk in orde te brengen.

Als je muziek veel via de traditionele kanalen wordt gespeeld of als je net een dikke dancefloorhit hebt geproduced, is het zeker wel interessant om je aan te sluiten bij een beheersvennootschap als Sabam. Voor exploitaties via omroepen of op fuiven is het immers onmogelijk om zelf vergoedingen te gaan onderhandelen of om zelf op te volgen waar en wanneer je muziek gebruikt wordt. Ook in deze situatie is het echter aangeraden om het gebruik waar mogelijk zelf op te volgen en regelmatig te checken bij de administratie van Sabam of hun informatie compleet is. 

Er zijn verschillende manieren om lid te worden van Sabam en er zijn uiteraard kosten aan verbonden. Het is ook mogelijk om je lidmaatschap aan te passen aan je eigen noden en wensen.

Om je te kunnen aansluiten zijn er wel enkele voorwaarden: je moet kunnen bewijzen dat je een auteur of componist bent. In het verleden moest je hiervoor een examen afleggen om je muzikale kennis te bewijzen. Tegenwoordig is het voldoende dat je gebruik of 'exploitatie' van je werk kan aantonen. Dit kan je bijvoorbeeld doen door een link naar je muziek op Spotify of Youtube toe te voegen. Heb je nog geen muziek gereleased? Dan kan je eventueel ook je concertagenda met shows uit het verleden of in de toekomst meegeven. Meer opties vind je hier.

Let op: je kan je niet als band aansluiten bij Sabam. Het lidmaatschap bij Sabam is persoonlijk; al wie mee schrijft aan de muziek moet zich dus apart aansluiten.

De eerste stap is een aanvraag tot lidmaatschap in te vullen. Dat kan eenvoudig online. Je zal eerst een mail krijgen waarin je je aanvraag moet bevestigen met een reply. Hierdoor wordt je dossier in behandeling genomen en wordt een aanvraagformulier opgestuurd op basis van de gegevens die je hebt ingevuld. 

Als de Commissie je aanvraag goedkeurt, zal je een ‘overeenkomst van aansluiting en fiduciaire afstand’ toegestuurd krijgen. Hierin draag je het recht om jouw composities en teksten te exploiteren exclusief over aan de auteursrechtenorganisatie. In deze overeenkomst kan je het beheer voor bepaalde vormen van gebruik al of niet overdragen aan Sabam.

In het contract kan je expliciet ‘voorbehoud maken voor bepaalde rechten’. Sabam onderscheidt in totaal 14 verschillende gebruiksvormen voor muziekwerken. Die staan netjes opgesomd in de statuten van Sabam (Art. 10). Zo zou je ervoor kunnen kiezen om Sabam geen rechten te laten innen voor het ‘uitvoeringsrecht voor het (niet-)interactief gebruik van online werken’, wat erop neerkomt dat jouw muziek online vrij mag worden verspreid zonder dat de gebruikers auteursrechten moeten betalen. Je kan dit doen op het moment dat je lid wordt, maar je kan dit later ook nog aanpassen door gedeeltelijk ‘ontslag’ te nemen als Sabam-lid voor bepaalde exploitatievormen. 

Naar analogie kan je ook kiezen voor welk territorium je het beheer van auteursrechten aan Sabam toevertrouwt. Ofwel is kies je wereldwijd ofwel bepaal je zelf in welke gebieden Sabam voor jou kan innen. Je kan na de aansluiting  ook een gedeeltelijke terugtrekking vragen voor bepaalde landen of grondgebieden. Voor de gebieden waar je Sabam geen mandaat geeft, kan je het beheer nog toevertrouwen aan een andere beheersvennootschap of het beheer zelf in handen nemen.  

Als je wordt toegelaten als lid moet je een maatschappelijk aandeel kopen. Sabam is een coöperatieve vennootschap waarvan alle leden voor een deel eigenaar zijn. Met je maatschappelijk aandeel koop je jezelf een stukje Sabam en word je medevennoot. Het is echter niet verplicht om het aandeel helemaal te kopen: je kan ook een kwart van een maatschappelijk aandeel kopen t.w.v. € 31. Als je ook stemrecht op de Algemene Vergadering wil, betaal je voor een volledig aandeel € 124. Naast de kost voor het (kwart-)aandeel, betaal je ook nog eens € 75 administratiekosten. De goedkoopste aansluiting kost je dus in totaal € 106. Je bent dan voor de rest van je leven lid.  

Je kan uiteraard steeds (deels) ontslag nemen bij Sabam voor het beheer van je rechten. Dit moet ook verplicht per aangetekende brief gebeuren. Het ontslag gaat dan in in het kalenderjaar volgend op je aanvraag, op voorwaarde dat je je aangetekende brief verstuurde in de eerste helft van het jaar.

Na je aansluiting als lid bij Sabam is het de bedoeling dat je al je muziek gaat aangeven. Hiervoor kan je een beroep doen op een online toepassing, ook wel eServices genoemd. Sinds 2020 moet alles online gebeuren en is Sabam paperless. Het is niet nodig een cd of partituur op te sturen, tenzij je je werk wilt aangeven in de categorieën klassiek of jazz.

De aangifte van je composities is een essentiële stap in het beheer en de verdeling van je rechten. Een onvolledige of laattijdige aangifte kan de uitbetaling van je rechten dan ook aanzienlijk vertragen. Daarom kan je je werken het best aangeven zodra je ze live begint te spelen of wanneer je ze opneemt. Van zodra de opname klaar is, doe je er ook goed aan om de nummers niet alleen bij MyWorx aan te geven, maar eveneens de mp3 te uploaden naar MyTrax. Op die manier worden jouw nummer sneller herkend door fingerprinting systemen.

Bij de aangifte van een nummer kies je de optie ‘onuitgegeven werken’, zelfs wanneer je een overeenkomst afsloot met een uitgever of publisher. Als auteur kan je namelijk geen muziekwerken aangeven als ‘uitgegeven werk’. Deze optie is enkel van toepassing voor een publisher. Er wordt ook nog een onderscheid gemaakt tussen mechanische rechten en uitvoeringsrechten.  Mechanische rechten slaan op het kopiëren van je werk, terwijl uitvoeringsrechten slaan op een publieke uitvoering door bijvoorbeeld de radio of bij live concerten. De verdeling die je met de andere songwiters afgesproken hebt, kan je gewoon voor beide categoriën gebruiken. Het kan wel zijn dat een publisher maar op een van beide categoriën werkt en de verdeling daarom ook afwijkt.

Wanneer je een publishingcontract afsloot, zal de aangifte normaal door de publisher gebeuren. Het blijft uiteraard mogelijk om je nummer als auteur zelf aan te geven. Indien zowel de publisher als de auteur aangifte doen, zullen deze samengevoegd worden. In het geval van een split copyright (een song waarbij niet alle auteurs/componisten vertegenwoordigd worden door dezelfde uitgever) is de aangifte door de auteur/componist wel van belang. Dit om het juiste aandeel van iedere rechthebbende in het werk te kennen, alsook om de latere verdeling van dit aandeel met de betrokken uitgever correct te kunnen uitvoeren.

Een nummer dat geschreven werd door meerdere auteurs/componisten moet op één formulier worden aangegeven dat getekend wordt door alle auteurs, ook al is niet iedereen lid van Sabam. Bij het aangeven van je nummers kan je ook aanduiden volgens welke verdeelsleutel de rechten voor dat nummer moeten verdeeld worden. Je kan hier je mede-auteurs en -componisten opgeven, waarna zij de verdeling moeten goedkeuren.

Heb je een foutje gemaakt? Geen probleem. Je kan de nummers gewoon opnieuw aangeven en de laatste aangifte zal de eerdere vervangen. Als er een nieuwe verdeling wordt afgesproken, kan de aangifte dus gewoon worden aangepast.

Alle nummers die worden aangegeven, worden automatisch onder de categorie ‘lichte muziek’ ingedeeld. Als je van mening bent dat jouw werken tot jazz of klassiek behoren, moet je een partituur of een opname meesturen met de aangifte. Die zal dan door de Commissie Classificatie van Sabam beoordeeld worden. Als de voorgestelde classificatie wordt aanvaard, zal dat werk een hogere puntenranking krijgen en zal het meer inkomsten kunnen genereren.

Nog enkele belangrijke opmerkingen:

• Een depot is niet hetzelfde als een aangifte, enkel een correcte aangifte leidt tot een correct beheer van je rechten. Het depot dient dan weer om je creatiedatum formeel vast te leggen met het oog op bewijs van jouw auteursrecht.
• Naast het aangeven van je werken is het ook belangrijk om je werken – zeker online – steeds goed te taggen. Als je bijvoorbeeld je muziek op YouTube plaatst, raden we aan om er zo goed mogelijk bij te vermelden wie de rechthebbenden zijn. Enkel op die manier kan Sabam je werken terugvinden in de lijsten die door YouTube worden doorgegeven.
• Een aansluiting bij Sabam geldt voor je hele repertoire, niet alleen voor de nummers die je aangeeft. Je kan er dus niet voor kiezen om voor bepaalde nummers wel en voor andere nummers niet vertegenwoordigd te worden. Als er niet-aangegeven werken onder jouw naam opduiken in playlists, zal Sabam deze behandelen zoals wel aangegeven nummers en jou op de hoogte brengen om zo snel mogelijk de aangifte in orde te brengen zodat de inning en verdeling verder verwerkt kan worden.

Als je lid bent van Sabam zal die beheersvennootschap het gebruik van jouw werk opvolgen en vergoedingen innen waar mogelijk. Daarnaast moeten de auteursrechten ook nog correct verdeeld worden. 

Er wordt geïnd wanneer je werk geheel of gedeeltelijk geëxploiteerd wordt. Daarin onderscheidt Sabam volgende categorieën:

• Publieke mededelingsrechten: Deze inningen gebeuren telkens wanneer jouw muziek openbaar uitgevoerd wordt: live op een podium (door jezelf of iemand anders), maar ook op radio en televisie, op een feestje, in de bioscoop, een winkel enzovoort. Ook gebruik van muziek op het internet valt (deels) onder de uitvoeringsrechten. Wordt je muziek dus gebruikt op Spotify, Apple Music, YouTube, Facebook, blogs en andere sites, dan zal daar in principe een vergoeding voor verschuldigd zijn. Het online platform is daar zelf verantwoordelijk voor als host. In de praktijk heeft Sabam nog geen overeenkomsten met alle gebruikers en op het internet is het vaak lastig het gebruik te traceren of een vergoeding af te dwingen. Een overzicht van de deals die Sabam al gesloten heeft vind je hier (onderaan).
• Mechanische rechten zijn verschuldigd telkens een producent je werken op een drager reproduceert. Zowel geluidsdragers als beelddragers en digitale formaten komen in aanmerking. Bij fysieke producten (cd, dvd, bluray, etc.) worden de mechanische rechten geïnd bij het persen. In het geval van een digitale reproductie gebeurt de inning pas bij verkoop of exploitatie, bijvoorbeeld in een downloadstore of op een streamingplatform. Veel meer info over mechanische rechten vind je hier.
• De wet bepaalt dat iedereen het recht heeft om voor persoonlijk gebruik een privékopie te maken van de werken die rechtmatig openbaar gemaakt zijn. Dit ‘thuiskopierecht’ geeft recht op een vergoeding voor het auteursrecht en de naburige rechten. Deze inning wordt in de praktijk geïnd via heffingen op de verkoop van toestellen waarmee gekopieerd kan worden en blanco cd’s, harde schijven, USB-sticks, ... 
• Leenrecht: ook voor het uitlenen van je werken via instellingen die door de overheid erkend of georganiseerd worden (vb. bibliotheken, mediatheken), heb je als auteur recht op een vergoeding.

Het innen van de verschuldigde auteursrechten gebeurt op 2 manieren:

• Individuele inningen vinden plaats wanneer Sabam al op voorhand weet welk(e) werk(en) iemand wil gaan gebruiken . Dat is bijvoorbeeld het geval bij het persen van cd’s (zgn. mechanische reproductierechten), live uitvoeringen (via de opgave van gespeelde werken), synchronisatie (koppeling van muziek aan beelden) en sommige vormen van online muziekgebruik. De verschuldigde tarieven zijn dan op voorhand gekend.
• Als het gebruikte repertoire en de rechthebbenden niet op voorhand bekend zijn, spreekt men van collectieve inningen. Collectieve inningen gebeuren bijvoorbeeld bij radio- en tv-zenders, winkels, horeca-zaken, YouTube, Spotify, etc. De gebruiker krijgt dan als het ware de toelating om uit het volledige Sabam-repertoire te putten.

De verdeling (repartitie) van de auteursrechten die Sabam geïnd heeft, gebeurt volgens een jaarlijks vastgelegde repartitiekalender.  Rechten uit openbare uitvoering van muziek worden bijvoorbeeld in juni en oktober uitbetaald.

Aangezien er vaak meerdere rechthebbenden zijn voor een werk, moeten die inkomsten verdeeld worden. Daarvoor wordt de verdeelsleutel gebruikt die je zelf hebt ingevuld op je aangifteformulier.

De individuele inningen worden rechtstreeks aan jou en je eventuele mede-auteurs uitbetaald na aftrek van de werkingskosten (max. 25%) en roerende voorheffing. Voor de collectieve inningen worden deze rechten verdeeld pro rata: de meest populaire werken krijgen het grootste stuk van deze rechten. Dit gebeurt via een puntensysteem dat rekening houdt met de tijdsduur en ook met de aard van het werk. Een klassiek werk (6,5 punten) of een jazz-nummer (5 punten) krijgt om historische redenen een hogere puntenwaarde dan een pop- of rocknummer (3 punten). 

Download een uitgebreide brochure van Sabam om je wegwijs te maken in hun systeem van inning en verdeling.