We proberen je wat inzicht te geven in hoe zo’n contract er meestal uit ziet. Wil je zwaar gaan onderhandelen over je contract, dan is het zeker geen slecht idee om je te laten bijstaan door een advocaat of jurist die in deze materie gespecialiseerd is. 

Voorwerp

Bij een distributie-overeenkomst verleen je aan een distributeur – ook wel een verdeler genoemd – het recht om je opnamen te koop aan te bieden en te verdelen. De verdeling kan betrekking hebben op de fysieke dragers (CD’s, vinyl), maar ook op de digitale formaten.

Exclusiviteit

De overeenkomst zal meestal op exclusieve basis worden aangegaan. De exclusiviteit is niet altijd absoluut: allereerst wordt bekeken welke formaten onder de overeenkomst vallen. Soms wordt de exclusiviteit ook beperkt tot de gewone verkoopkanalen zodat de artiest het recht behoudt om de opnamen te verkopen bij live-optredens, of zelf licenties toe te staan, bv. voor compilaties.

Territorium

Een distributie-overeenkomst die betrekking heeft op fysieke dragers wordt veelal beperkt tot een specifiek territorium, bijvoorbeeld België of Benelux. Voor digitale distributie wordt het territorium meestal wereldwijd bepaald. 

Duurtijd

De overeenkomst bepaalt hoe lang de samenwerking duurt. Vaak is er een beginduur die stilzwijgend verlengbaar is. Zolang de overeenkomst duurt, zal de verdeler ervoor zorgen dat je plaat beschikbaar is via de overeengekomen kanalen. Na afloop zullen eventuele stockoverschotten in principe terug naar de artiest gaan.

Taken van de distributeur

De kerntaak van een distributeur is om geluidsdragers te distribueren en te verkopen via de normale distributiekanalen. Dit zal vaak gebeuren op consignatiebasis (bewaargeving waarbij de artiest eigenaar blijft van de stock) en met een retourrecht voor de kleinhandel.  Als de verkoop niet goed loopt, zal de distributeur dan verplicht de overschotten terugkopen van de kleinhandelaars tegen een vooraf bepaalde prijs.

Online is het de taak van de distributeur om de opnamen in alle digitale formaten en via alle bestaande digitale platformen te exploiteren, via tijdelijke of permanente downloads en via streaming. Digitale distributie is nochtans niet het monopolie van de traditionele verdelers, via een aggregator is het heel gemakkelijk om er zelf voor te zorgen dat je muziek in alle gangbare digitale vitrines ligt.

Essentieel in bovenstaande distributie-opdracht is natuurlijk het stockbeheer: opslag en verzekering van de stock en administratie. Daarnaast kan een verdeler ook nog een hoop ‘bijkomende’ taken voor zijn rekening nemen. Dit zijn voornamelijk diensten die typisch door een label of een publisher worden geleverd, maar doordat de platenfirma’s steeds minder alles in-house gaan doen, hebben sommige distributeurs de ruimte gezien om deze taken over te nemen. Niets belet je natuurlijk om deze taken gewoon zelf te doen, of om daarvoor andere partners te zoeken.

Distributeurs kunnen soms bijkomende diensten leveren zoals :

• Beheer van audio- en audiovisueel materiaal op YouTube, Vevo en andere kanalen

• Digitalisering en encodering van de opnamen

• Aanmaak (persing) van de geluidsdragers in naam en voor rekening van de artiest

• Aangifte en betaling van mechanische reproductierechten voor rekening van de artiest

• Het al dan niet exclusief verlenen van licenties (bv. voor compilaties)

• Promotie en marketing

• Administratie van (naburige) rechten

Vergoedingen van de distributeur

De verdeler zal vaak vergoed worden op commissie, dus met een percentage op de netto gerealiseerde omzet. Afhankelijk van de diensten die geleverd worden (bv. promotie) zal de commissie variëren tussen 15% en 30%. De bijkomende diensten worden soms ook apart aan een eenheids- of uurtarief aangerekend.

Vergeet niet dat de kosten die de verdeler maakt voor rekening van de artiest zijn en dus eerst afgehouden worden. Overweeg daarom ook goed of de vergoeding die de verdeler voor bijkomende diensten aanrekent, wel in verhouding staat met wat hij er precies voor doet.

Afrekening

Veelal zal de verdeler maandelijks aan de artiest de netto verkopen afrekenen (de verkochte exemplaren verminderd met de retouren). Het resultaat zal verder verminderd worden met de voor rekening van de artiest gemaakte kosten.

Bijkomende checklist bij distributie-overeenkomsten  

• Welke zijn de verkoopsvoorwaarden die de distributeur hanteert (bepaling prijs, kortingen, retouren etc.)?

• Hoe wordt het materiaal aangeleverd en aan welke kost?

• Wat is het lot van de niet-verkochte stock?

• Worden er promotie-activiteiten gedaan en aan welke voorwaarden?

• Wat met de bijkomende diensten?

• Wordt de artiest controlerecht gegeven op de afrekeningen?

• Wie zorgt voor de verzekering van de stock? Wat in geval van verlies of beschadiging?

• Wie draagt het debiteurenrisico (de gevolgen van wanbetaling door de afnemers)?