Het werk begint eigenlijk vooraleer je de eerste mails verstuurt. Het klinkt evident, maar je moet natuurlijk eerst wel weten waar je wil en kan gaan spelen. Weet in welk circuit je thuishoort, en richt vooral daar je pijlen op. Zo verspil je geen kostbare tijd en energie aan speelkansen die te hoog gegrepen zijn of niet voor jou zijn weggelegd.

Aan het circuit waarin je wil gaan spelen, hangen bepaalde wetmatigheden vast. Zo is het belangrijk dat je weet wanneer bepaalde zalen, clubs, festivals, etc. programmeren. Festivals houden het jaar door muzikanten en dj’s in de gaten. De grote headliners liggen al een jaar op voorhand vast, maar in de 4 à 6 maanden voor het festival worden de meeste ‘kleinere’ slots op de affiche ingevuld. Cultuurhuizen boeken vaak een jaar op voorhand.

Bij de clubs heb je wat meer speling. Daar wordt de programmatie voor een headline show pakweg 6 maand op voorhand vastgelegd. Voor een support act kan dit soms 6 maanden op voorhand zijn, maar het kan evengoed zijn dat ze pas de week ervoor op zoek gaan naar een voorprogramma, omdat er nog geen duidelijkheid was over een buitenlandse support die meekomt.

Als je programmatoren contacteert, doe dat dan zo persoonlijk mogelijk. Het valt meteen op en oogt nogal onprofessioneel wanneer je een algemene mailing uitstuurt naar alle speelplekken die je interesseren. Toon ook dat je hun programmatie hebt bekeken. Niet noodzakelijk om te kunnen slijmen hoe goed ze wel bezig zijn, maar om hen ervan te kunnen overtuigen dat jij daar perfect in past.
 
Bekijk ook altijd de shows waar nog geen voorprogramma bij staat. Het helpt altijd om te kunnen zeggen ‘Ik zie dat X komt spelen in jouw club. Is daar al een voorprogramma voor? Om die en die redenen ben ik daar perfect voor geschikt.’ Het bespaart programmatoren de moeite om zelf te moeten zoeken waar ze jou een plaatsje kunnen geven op de affiche. Ook via de manager van de hoofdact kan je proberen een support te pakken te krijgen.

Leer die programmatoren ook een beetje kennen. Je komt programmatoren vaak tegen in hun natuurlijke habitat, probeer daarom regelmatig naar concerten te gaan. Praat met hen en probeer een goeie indruk na te laten. Als je nadien mailt, zal die programmator jou beter onthouden en is de kans groter dat je een (positief) antwoord krijgt op je mail.

Voeg zeker ook een Electronic Press Kit toe aan je mail, waar al jouw belangrijkste informatie op verzameld staat. Minstens even belangrijk als je muziek, zijn videobeelden waarop je live aan het werk te zien bent. De reden daarvoor is eenvoudig: een programmator wil kunnen zien hoe je als artiest op een podium staat en hoe het publiek daarop reageert. Als je live opnames overtuigend zijn, dan weet de programmator dat het wel eens een goeie avond zou kunnen worden, zelfs al ben je niet de grootste naam op de affiche. 

Ten slotte is jouw ‘verhaal’ van cruciaal belang. Wat heb je al op je palmares staan? Is je naam al een paar keer gevallen tijdens gesprekken met de collega’s? Word je door de muzieksector in de gaten gehouden? Is je laatste single opgepikt door de pers of de radio? Met andere woorden: is dit het juiste moment om geboekt te worden? Momentum creëren is cruciaal. 

Als je dé ideale mail verzonden hebt is het natuurlijk wachten op antwoord. Als de organisator geluisterd heeft naar jouw muziek kan feedback ontzettend waardevol zijn. Durf hier dus zeker naar te vragen. Wanneer je na een week of twee nog steeds geen antwoord kreeg, kan het geen kwaad om een vriendelijke reminder te sturen. Je kan ook wachten tot een nieuwe release of naar aanleiding van een aantal topshows om aan te tonen dat je vooruitgang geboekt hebt sinds het laatste schrijven. Maar onthoud goed: opvolging is goed, stalking is slecht!

Nog meer weten over de job van een programmator? Luister dan zeker naar de eerste aflevering van Achterklap!