Door een begroting op te stellen, kan je nagaan of het allemaal wel haalbaar is om op tour te vertrekken zonder jezelf in de schulden te storten. In de begrotingstool die je onderaan het artikel kan downloaden, vind je een gestructureerd overzicht van de inkomsten en uitgaven die bij een tour gemaakt worden. Je kan deze uiteraard ook zelf gaan invullen.

Als je niet houdt van excel-documenten, kan je ook gratis gebruik maken van The Pack om je begroting in te schatten. Je kan in deze tool ook in één keer overeenkomsten met crew of leveranciers delen en up-to-date houden, zodat iedereen altijd beschikt over de laatste planning en het kostenplaatje helder is. 

Inkomsten

De inkomstenkant van een tour spreekt voor zich: het gaat over de vergoeding die de concertpromotor aan jou uitbetaalt. Toch is er hier een valkuil waar je voor moet oppassen. Zoals je kan zien in het voorbeeld in de begrotingstool worden er in landen als Frankrijk, Duitsland en Italië eerst artist tax afgetrokken van je fee. Dit kan je niet vermijden maar je kan de artist tax wel verminderen. Dat kan je doen door je fee op te splitsen in productiekosten en een artist fee, mits akkoord van de lokale promotor uiteraard. Op deze manier wordt het belastbaar deel van de vergoeding kleiner.
 
Als je merkt dat de inkomsten die rechtstreeks voortkomen uit de tour niet voldoende zijn om alle geraamde kosten te dekken, kan je ook eens kijken naar andere soorten inkomsten. Heb je met de band al een potje uit merch verkoop of  inkomsten van vorige shows? Keek je naar subsidies zoals de tegemoetkoming voor internationale presentatiemomenten (TIP) of een exportbeurs van Sabam For Culture? Dacht je al eens aan crowdfunding? Of heb je er wat geld uit je eigen spaarpot voor over? 

Uitgaven 

Een tour is vaak een investering omdat er heel wat kosten bij komen kijken. Maar hoe kan je die kosten dan zoveel mogelijk gaan beperken?

Crew-en bandleden

Het is geen must om voor jouw allereerste (buitenlandse) tour meteen je hele band mee te nemen. Zo kan je de nieuwe markt eerst solo of met een kleinere bezetting verkennen om dan nadien terug te keren, met je volledige band, voor een hogere fee. Daarnaast kan je ook afspreken met band en crew om een lagere fee uit te betalen voor de buitenlandse shows. Aangezien het vaak een nieuw terrein is met minder fans, zal je fee sowieso iets lager liggen. Ook een eigen technische crew hoeft niet perse, al kent je eigen geluidstechnieker jouw sound natuurlijk het beste.
 
In de begrotingstool vind je een opsplitsing terug tussen de vergoedingen die je uitbetaalt voor show days en travel days. Je hoeft dus niet telkens je muzikanten en crew een volledige vergoeding uit te betalen als je eens een dag geen concert op de planning hebt staan tijdens je tour. 

Daarbovenop kan je ervoor kiezen om te werken met een per diem. Dat is een bedrag dat je uitbetaalt waarmee je band- en crewleden iets kunnen kopen om te eten of drinken. Vaak gaat dat over een bedrag van maximum 25 of 50 euro per persoon. 

Travel
 
Het is niet ecologisch om met vier verschillende wagens naar een bestemming te rijden maar ook niet zo economisch. Carpoolen is daarom de betere optie. Wanneer het materiaal niet in je eigen wagen past, kijk je best eens naar de opties voor het inzetten van een tourbus(je). Vraag verschillende offertes aan bij verhuurders zodat je kan vergelijken. Vergeet zeker ook geen rekening te houden met tolwegen en de nodige wegenvignetten bij het begroten van je reiskosten. Grotere bands kiezen ook vaker voor een tourbus omdat ze in dat geval geen hotelovernachtingen meer moeten betalen.
 
Overnachting
 
Met een hele bende op hotel gaan kan flink wat geld kosten. Daarom is het vaak interessanter om net buiten een centrumstad te overnachten of te kijken naar alternatieven zoals een ruimer appartement voor band en crew op Airbnb. Ook concertzalen hebben vaak deals met hotels in de buurt. Heb dus zeker geen schroom om daarnaar te vragen.
  
Belangrijk om niet te vergeten is dat je ook kosten maakt op dagen dat er geen shows zijn. Probeer dus zeker het aantal travel days en off days te beperken in de mate van het mogelijke.