VI.BE

Steunpunt voor artiest
en muzieksector

Projectsubsidies voor (kleinschalige) bovenlokale cultuurprojecten: stappenplan

Heb je een idee voor een cultureel project en werk je dit samen uit met één of meerdere partners? Kijk je hiervoor over de grenzen van gemeenten, sectoren en disciplines heen? Dan kan je gebruikmaken van de subsidie voor bovenlokale cultuurprojecten. Vanaf 2024 kan je ook een aanvraag indienen voor kleinschalige bovenlokale projecten.

Laatst bewerkt op 24.05.24

Advies

Voor bovenlokale cultuurprojecten kan je op 1 mei of 15 november een aanvraag indienen. Op 1 maart en 1 september kunnen verenigingen voor het eerst ook een subsidieaanvraag indienen voor kleinschalige bovenlokale projecten. Het gaat om een tijdelijke en experimentele subsidielijn die loopt tot en met 2026. Dit nieuwe reglement wil ook kleinere organisaties aanmoedigen om samen te werken over gemeentegrenzen, sectoren en disciplines heen. Het bovenlokale karakter en het belang van de samenwerking met partnerorganisaties staan bij deze projecten centraal.

Stap 1: Komt mijn project in aanmerking?

basisvoorwaarden

  • Om deze subsidie aan te vragen moet je een rechtspersoon zonder winstgevend doel (vzw) zijn. Ook lokale besturen en autonome gemeentebedrijven (AGB) komen in aanmerking.

  • Jouw organisatie moet een link hebben met de kunsten, lokaal cultuurbeleid, amateurkunsten, sociaal-cultureel volwassenenwerk, jeugdwerk, cultureel erfgoed of circus.

  • De aanvrager moet gevestigd zijn in Vlaanderen of Brussel-Hoofdstad.

  • Jouw idee is een afgebakend project met duidelijke doelstellingen, een concrete planning en timing.

  • Het gaat over een nieuw project dat nog niet is gestart en de reguliere dagelijkse werking van jouw organisatie overstijgt. Je mag hiervoor nog geen structurele of andere subsidie van het Departement Cultuur, Jeugd en Media ontvangen.

Wat komt niet in aanmerking? Benefietprojecten, infrastructuur- en bouwprojecten, aankoop of restauratie van cultureel erfgoed, afstudeerprojecten en academisch onderzoek.

kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten

  • Het totale budget van het project mag niet hoger zijn dan €75.000. Het gevraagde subsidiebedrag mag niet meer dan €25.000 zijn.

  • Je project overstijgt ook de gemeentegrenzen en je werkt samen met minstens 1 andere partner.

bovenlokale cultuurprojecten

  • Er is geen minimum of maximaal totaalbudget of gevraagd subsidiebedrag. De begroting van het project moet uiteraard wel in evenwicht zijn.

  • Het project legt de lat hoger op vlak van bovenlokale invulling, samenwerking en transversaliteit waardoor het een meerwaarde is voor het bovenlokale culturele veld.

  • Je kiest verplicht twee functiecombinaties. Het is ook een goed idee om aandacht te hebben voor één van de bovenlokale beleidsprioriteiten.

Stap 2: Timings en deadlines

kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten

Je kan twee keer per jaar een aanvraag indienen voor een project dat maximaal 1 jaar duurt. De deadlines zijn:

  • 1 maart voor projecten die starten vanaf 1 juli

  • 1 september voor projecten die starten vanaf 1 januari van het volgende jaar

bovenlokale cultuurprojecten

Je kan twee keer per jaar een aanvraag indienen voor een project dat maximaal 3 jaar duurt. De deadlines zijn:

  • 15 mei voor projecten die starten vanaf 1 januari van het volgende jaar

  • 15 november voor projecten die starten vanaf 1 juli van het volgende jaar

Indienen kan op die data tot 23u59. De startdatum van een project of initiatief hoeft niet samen te vallen met het moment waarop een project publiek zichtbaar wordt. Een project start vanaf de voorbereidingen. In de begroting worden enkel kosten aanvaard die gemaakt zijn tussen de begin- en einddatum van het project.

Stap 3: Zoek de juiste samenwerkingen en bereid je dossier inhoudelijk voor

  • Je kan deze subsidie niet alleen aanvragen. Ga op zoek naar concrete partnerships nog voor je aan het dossier begint te schrijven. De juiste partner(s) kunnen het project versterken met een unieke expertise en hun eigen netwerk. Ga samen aan de slag om inhoudelijke en financiële afspraken te maken voor het verloop van jullie project. Wie zal welke taken op zich nemen?

  • Maak je idee zo concreet mogelijk. Stel je vragen als waarom, wat, voor wie, met wie, waar, wanneer en bepaal de nodige concrete stappen en timing om alles te realiseren. Maak op basis van deze antwoorden een helder projectplan op.

  • Denk na over wat het project bovenlokaal maakt: de locaties van de activiteiten, de samenwerking, de noden, de doelgroep of een mix van dit alles? Beschrijf dit.

  • Bekijk vooraf het aanvraagformulier via KIOSK en bekijk het document met veelgestelde vragen via de website van CJM. Je zal uitleg moeten geven bij het projectplan, de rol van elke partner, het bovenlokale karakter en aantonen dat het over een nieuw project gaat dat los staat van de reguliere werking.

  • Bovenlokale cultuurprojecten zullen verplicht twee functiecombinaties moeten kiezen. Inzetten op één of meer beleidsprioriteiten is ook een meerwaarde voor je dossier. Daarnaast zal je extra toelichting moeten geven bij de meerwaarde van je project voor het bovenlokale culturele veld. De lat wordt in dit dossier hoger gelegd wat betreft lokale invulling, samenwerking en transversaliteit.

Stap 4: Maak een begroting op

Als je een subsidie wil aanvragen moet je ook een begroting indienen, dat is een oplijsting van alle verwachte kosten en inkomsten. Het is niet gemakkelijk om exact te weten hoeveel alles zal kosten of om te weten welke inkomsten er zullen zijn, maar hoe concreter je dit al kan meegeven, hoe beter.

Een begroting moet altijd in evenwicht zijn. Dat wil zeggen dat de kosten gelijk moeten zijn aan de inkomsten. Om dat te bekomen, neem je het gevraagde subsidiebedrag mee bij je inkomsten in je begroting. 

Vergeet geen eigen inkomsten toe te voegen. Dat kan bestaan uit een eigen inbreng of andere middelen die je nog hebt om het project deels mee te financieren (vb. een subsidie via het lokale gemeentebestuur…).

Er is geen excel-sjabloon voorzien waarin je de begroting moet uploaden. Je moet de bedragen rechtstreeks in KIOSK invullen. Zorg er dus zeker voor dat de berekening klopt. 

Het is belangrijk dat je alle kosten en inkomsten goed toelicht. Je hebt hiervoor steeds ruimte van 1000 tekens. Zorg dat je begroting klopt met de inhoud van je dossier. Als je iets inhoudelijk schrijft, maar niet begroot zal je hierop afgerekend worden. Omgekeerd geldt natuurlijk hetzelfde.

Stap 5: Digitale aanvraag via KIOSK

Je dossier opmaken en indienen doe je via KIOSK, een online omgeving van de Vlaamse overheid om subsidies aan te vragen. 

  • Maak zo snel mogelijk een account aan op KIOSK, het kan namelijk even duren vooraleer je profiel is toegekend en zo voorkom je een heleboel stress vlak voor de indiendatum. 

  • Inloggen moet je doen via itsme® of met je eID-reader. 

  • Log in met het profiel van jouw organisatie. Enkel wettelijke vertegenwoordigers of bestuurders krijgen deze automatisch te zien.

  • Maak een nieuw dossier aan door linksboven naar dossiers te gaan en vervolgens naar nieuw dossier. Je kiest de ‘Bovenlokaal Cultuurdecreet: projectsubsidie’ of ‘Bovenlokaal: reglement kleinschalige cultuurprojecten’ om de juiste subsidie aan te vragen.

  • Als je iets invult in KIOSK vergeet dat dan niet te bewaren, zo verlies je niets van je harde werk.

Als je problemen ondervindt met KIOSK kan je altijd mailen naar kiosk@vlaanderen.be. Hoe dichter bij de deadline, hoe drukker het wordt om op alle vragen te antwoorden, nog een reden om op tijd je account op KIOSK aan te maken. Je vindt hier een uitgebreide handleiding over KIOSK terug.

Stap 6: Na de goedkeuring: verantwoording

kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten

Binnen de 2 maanden na je aanvraag krijg je nieuws over de goedkeuring van jouw dossier. Indien je meer dan €15.000 hebt aangevraagd, ontvang je een voorschot van 90%. Het overige saldo van 10% wordt gestort nadat je het verantwoordingsdossier hebt ingediend. Na afloop van het project krijg je 3 maanden de tijd om het verantwoordingsdossier in te dienen.

bovenlokale cultuurprojecten

Ten laatste 5 maanden na de indiendatum krijg je nieuws over de goedkeuring van jouw dossier. Indien je meer dan €7.000 hebt aangevraagd, ontvang je een voorschot van 90%. Het overige saldo van 10% wordt gestort nadat je het verantwoordingsdossier hebt ingediend. Dit moet ten laatste 1 maand na afloop van je project!

Je moet geen financiële bewijsstukken meesturen in je eindafrekening, maar je moet die wel nog 10 jaar bewaren. De administratie kan binnen die 10 jaar nog steeds bewijsstukken opvragen.

Heb je een idee waarvoor je een bovenlokale projectsubsdie wil aanvragen? Bij steunpunt OP/TIL kan je terecht voor infosessies, de wekelijkse VRAAG/RAAK momenten en individuele begeleiding op maat ter voorbereiding van jouw dossier.

Een vraag over jouw situatie? We geven je persoonlijk advies via mail of telefoon.

Wil je een uitgebreide babbel? Stuur een mailtje en we plannen een adviesgesprek via videocall of bij ons op kantoor.