Met onderstaande informatie geraak je al een eind op weg. Cultuurloket ontwikkelde een handige tool om die boekhouding bij te houden. Er zit ook een handleiding bij met meer informatie (zie laatste tabblad).

De essentie van de boekhouding is dat je voor alle inkomsten en uitgaven (op de rekening van de vzw) een geldig bewijsstuk kan voorleggen. Als je trouw alle inkomsten en uitgaven op de bankrekening boekt, dan moet je enkel nog aangeven welk document overeenkomt met welke (inkomsten- of uitgave)post. Dat doe je door de post en het bijhorende document een nummer te geven.

Alle kasticketjes, facturen van uitgaven, verklaringen op eer, … bewaar je op nummer in een ordermap (kan digitaal) genaamd ‘uitgaven’. Doet dat heel consequent: elke uitgave waarvoor geen bewijsstuk is, kan bij een controle beboet worden! Als het geld van de rekening van de vzw is en je bent het bewijsstuk kwijtgespeeld, kan je eventueel een verklaring opmaken met vermelding van je functie in de vzw om dit uit te leggen. Uiteraard is dit enkel een noodoplossing.

Voor inkomsten (cash of via overschrijving) maak je zelf een factuur op. Jouw facturen moeten aan verschillende voorwaarden voldoen. Doen ze dat niet, dan riskeer je een boete. De verplichte vermeldingen zijn:

• datum en volgnummer (bv. 2025-01)

• naam, adres en btw-nummer en/of ondernemingsnummer van de eigen onderneming

• naam, adres en indien van toepassing het btw-nummer van de medecontractant

• beschrijving van de levering of van de dienst die gefactureerd wordt

• het btw-tarief dat van toepassing is op de dienst of levering en de uitsplitsing wat onder welk tarief valt

• de berekening en het bedrag van de verschuldigde belasting

• wanneer geen btw wordt aangerekend, dient de reden hiervoor vermeld te worden door verwijzing naar het desbetreffende artikel van het btw-Wetboek. Voor muzikanten is meestal art. 44 van toepassing, maar check zeker of dit wel het geval is.

Er moet voor alle inkomsten en uitgaven een apart dagboek bijgehouden worden. Hier bestaat een verplicht model voor. Iedere keer dat je geld ontvangt of uitgeeft, schrijf je dit in het juiste dagboek. Elke handeling krijgt een volgnummer, datum en omschrijving en de vermelding van het bedrag. De uitgaven en ontvangsten zijn in het verplichte model verdeeld in verschillende categorieën (bv. lidgeld, subsidies, bezoldigingen, goederen en diensten, …). In de handleiding van de tool die Cultuurloket ontwikkelde kan je meer richtlijnen terugvinden.

Na afloop van het boekjaar dien je bij de griffie van de ondernemingsrechtbank een samenvatting in van je dagboek van inkomsten en uitgaven: de jaarrekening. Ook hiervoor bestaat een verplicht model (zie 4de tabblad in de tool). De jaarrekening moet binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar (meestal 30 juni) aan de algemene vergadering worden voorgelegd. Zij zijn namelijk diegenen die dit document moeten goedkeuren. Na de goedkeuring moet de jaarrekening zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de 30 dagen na de goedkeuring worden neergelegd bij de (e-)griffie. 

Veel verbruiksgoederen die door de vzw worden aangeschaft, gaan langer dan één jaar mee. Deze goederen mogen in de boekhouding niet in één jaar worden ingegeven. Deze goederen zijn investeringen en moeten over meerdere jaren worden afgeschreven, tenzij ze niet zo duur zijn (minder dan 400 euro bijvoorbeeld). De inventaris geeft een overzicht van alle bezittingen van de vzw en dus ook van de afschrijvingen.

Een zanginstallatie van € 2.000 die op 5 jaar wordt afgeschreven, wordt dus aan € 400/jaar afgeschreven. Het gevolg hiervan is dat het kasboek niet parallel loopt met de resultatenrekening. Er gaat op het moment van de aankoop € 2.000 de kas uit, maar dit bedrag wordt op de resultatenrekening over 5 jaar verspreid in partjes van € 400.

De staat van vermogen is een samenvatting van de inventaris en biedt ook een overzicht van de schulden (en openstaande facturen) die je hebt, alsook de waarde van je stocks (bv. onverkochte cd’s), geld op de zichtrekening, rechten en plichten, … Hiervoor bestaat er ook een verplicht model.

Je moet ook de waarderingsregels bepalen. Dit is de manier waarop je de waarde van je bezittingen bepaalt. Als je een stock hebt van 5.000 cd’s die je aan € 10 verkoopt, dan is de waarde van je stock € 50.000. Het kan echter goed zijn dat je na een jaar of twee die cd’s niet meer kan slijten aan € 10 (bv. als je een nieuwe plaat uit hebt). Als je de prijs van je oude cd’s verlaagt tot pakweg € 8, dan betekent dit een aanpassing van de waarderingsregels. Dit moet dan ook aangegeven worden in de boekhouding. Het is aan het bestuursorgaan om op geregelde tijdstippen deze waarderingsregels te bepalen.