De vrijwilligersvergoeding is in principe niet bedoeld voor artistieke prestaties die je levert. Ontvang je daarvoor een beperkte vergoeding, dan kan je beter een beroep doen op de amateurkunstenvergoeding (KVR). Geef je echter als muzikant hier en daar een workshop, steek je een handje toe bij de organisatie van een event (bv. als stagehand) etc. dan kan de vrijwilligersvergoeding wel. 

Heb je geen enkele andere bron van inkomsten, dan is de vrijwilligersvergoeding geen goede optie. Enerzijds liggen de maximumbedragen bijzonder laag, anderzijds bouw je er ook geen enkele vorm van sociale bescherming mee op.

De vrijwilligersvergoeding is een forfaitaire kostenvergoeding, waarmee je per dag max. € 41,48 (bedrag 2024) per persoon en per jaar max. € 1.659,22 (bedrag 2024) mag verdienen. Bovenop die bedragen mag je wel nog een verplaatsingsvergoeding ontvangen, voor max. 2.000 km per jaar.

Als je werkelijke kosten groter zijn dan die forfaitaire bedragen, kan je die als vrijwilliger ook laten vergoeden op vertoon van bewijsstukken (ticketjes of afschriften). Je moet wel kiezen: ofwel ga je voor de forfaitaire kostenvergoeding ofwel voor de reële kostenvergoedingen. In eenzelfde kalenderjaar mag je beide vergoedingswijzen niet combineren. Veel meer info over de verschillende soorten vergoedingen vind je op vlaanderenvrijwilligt.be.

Aangezien het gaat om een kostenvergoeding ben je vrijgesteld van belastingen sociale bijdragen en  btw. Zelf moet je je als vrijwilliger nergens aanmelden of inschrijven, maar om vrijwilligers zoveel mogelijk te beschermen, heeft de wet een aantal administratieve verplichtingen opgelegd aan organisaties die vrijwilligers willen inschakelen:

• niet-commercieel: enkel een feitelijke vereniging, private of publieke rechtspersoon zonder winstoogmerk kunnen vrijwilligers inzetten. Vennootschappen moeten beroep doen op de reguliere tewerkstelling.
• informatieplicht: vooraleer je als vrijwilliger aan je opdracht begint, moet je opdrachtgever je een nota of overeenkomst voorleggen waarin hij o.a. de doelstelling van de organisatie vermeldt, het feit dat er een verzekering is afgesloten, of er een vergoeding is en zo ja, hoeveel die bedraagt, etc.
• verzekeringsplicht: de opdrachtgever moet voor elke vrijwilliger een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid afsluiten. Daardoor is de vrijwilliger niet verantwoordelijk voor schade die hij aanricht tijdens zijn opdracht. Organisaties kunnen zo’n verzekering gratis afsluiten via de vlaanderenvrijwilligt.be.

Organisaties moeten een lijst bijhouden met alle vrijwilligers die ze inzetten, wanneer ze die inzetten, voor welke opdracht en tegen welke vergoeding. Dat doe je best als vrijwilliger zelf ook, zodat je toch enig bewijsmateriaal hebt als je controle zou krijgen. Verder wordt er het beste een soort kostennota opgesteld.

Let op: als je een werkloosheidsuitkering krijgt, mag je niet altijd zomaar vrijwilligerswerk doen. Je moet hiervoor toelating krijgen van de RVA.