VI.BE

Spelen in het buitenland: planning

Om in het buitenland spelen heb je een strakke planning en een ijzersterke productie nodig. Hoe laat moet je waar zijn op welke dag? Hoe geraken we van locatie A naar B en geraken we daar op tijd? Allemaal zaken om grondig over na te denken bij het opstellen van je tourschema.

16.12.19

Advies

Planning

De eerste stap is natuurlijk het vinden van je speelplekken. Speel zoveel mogelijk optredens op een bereikbare afstand van elkaar binnen een beperkte tijd. Elke dag waarop je onderweg bent maar niet speelt, kost je handenvol geld. Kijk zeker eens op Indie On The Move als je speelplekken zoekt voor lege dagen. Er komt niets binnen maar alle kosten blijven wel doorlopen. Eens je de locaties hebt weten vast te leggen hebt, begint het pas. Dan mag je beginnen met het opstellen en doorsturen van contracten en technische riders en de zogenaamde hospitality riders. Je moet ook goed weten wanneer je precies aan de zaal verwacht wordt, wanneer je moet soundchecken, het aanvangsuur, waar je kan parkeren… 

Plan daarnaast ook de reisroutes goed op voorhand, calculeer voldoende marge in voor files en voorzie ook voldoende pauze in je planning. Je kan nu eenmaal geen 6u aan een stuk in dat busje blijven zitten, zeker niet na de derde dag zonder douchen...

In het begin is touren altijd een investering. In België geraak je gemakkelijk ter plaatse en kan je gewoon in je eigen bed slapen. In het buitenland moet je op hotel en komen er heel wat extra transportkosten bij om van de ene plek naar de andere te geraken. Ga dus enkel op tour als je in België een spaarpotje hebt kunnen aanleggen en zo de kosten kunt dragen. Probeer daarnaast op alle mogelijke manieren je uitgaven te drukken. Je planning is hiervoor erg belangrijk.

Transport

Als je ergens wil gaan spelen, moet je er eerst geraken. Je eigen wagen is uiteraard het makkelijkste, maar wat als dat geen optie is? Dan huur je waarschijnlijk een busje. Dat kan bij de grote verhuurbedrijven, maar er zijn ook kleinere organisaties die toursupport en/of backlineverhuur aanbieden. Bij de huur van een busje zijn er altijd zaken die je in de gaten moet houden: uiteraard de verhuurprijs per dag, maar – zeer belangrijk – ook het aantal gratis kilometers dat in de prijs inbegrepen zit en de prijs per extra kilometer. Meestal krijg je bij tourfirma’s veel meer gratis kilometers dan bij de standaard verhuurbedrijven.

Daarnaast is er nog de verzekeringskwestie: op elke huurwagen zit standaard een verzekering, maar er is een ‘franchise’ voor de huurder (bij schade moet de huurder altijd een bepaald bedrag zelf ophoesten). Voor een bepaald bedrag kan je die franchise afkopen, maar die bedragen durven serieus te verschillen van firma tot firma. Goed vergelijken is hier dus de boodschap. 

De grote tourbus, het spreekt tot de verbeelding, maar in werkelijkheid zijn er niet zoveel Belgische acts die met een dergelijke entourage de baan op gaan. Enkel de grote acts boeken een bus waarin ze ook overnachten. Hierdoor bespaar je wel wat op hotelkosten, maar je zal wel een chauffeur moeten betalen, een dure bus moeten huren en véél meer benzine verbruiken… Maar misschien heeft iemand van de band of je familie wel mobilhome. Dit kan ook een goedkope manier zijn om hotelkosten te vermijden en toch een beetje dat gevoel van de tourbus op te wekken. 

Als je met het vliegtuig wil of moet reizen, wordt het allemaal nog iets complexer en duurder. Uiteraard moet je rekening houden met het gewicht van je bagage en de voorschriften voor de handbagage. Als je instrumenten meeneemt, moet je ervan uitgaan dat je ze meestal bij de gewone bagage moet inchecken, waar ze veel risico lopen op beschadiging. Kleinere instrumenten kan je vaak meenemen als handbagage, maar informeer altijd eerst bij de luchtvaartmaatschappij. Bij Brussels Airlines mag je bijvoorbeeld een instrument mee aan boord nemen als het past in de lockers boven de zetels of onder de zetel voor je. Een standaard gitaarcase mag je dus eigenlijk al vergeten, tenzij je een extra ticket boekt. Bij British Airways kunnen instrumenten tot max. 126 cm mee als handbagage. Als je een groter instrument toch wil meenemen in het vliegtuig zelf, moet je sowieso een ticket voor een extra plaats kopen. Soms komt het ook goedkoper uit om een extra stoel te kopen voor je instrument. Op deze manier ben je ook zeker dat je instrument geen schade kan oplopen in het ruim.