Het eerste criterium om in aanmerking te komen is dat je ‘professioneel actief’ bent in de muzieksector. Dit criterium wordt per aanvraag beoordeeld, maar je zou kunnen zeggen dat je professioneel actief bent als je kan aantonen dat je al even actief bent in de sector, al het een en ander bereikt hebt en minstens voor een deel van muziek kan leven. 

Een beurs kan alleen toegekend worden aan individuele artiesten die actief zijn in het professionele kunstenveld. Een beurs kan dus niet aangevraagd worden door een collectief van artiesten, andere kunstwerkers of door organisaties. Er wordt ook een onderscheid gemaakt tussen opkomend talent (max 1 jaar subsidie, vast bedrag van € 7.500) en bewezen talent (max 3 jaar, vast bedrag van € 12.000 / jaar). 

Als opkomend talent moet je 1 jaar afgestudeerd zijn aan een kunstopleiding, zoals het conservatorium. En als je geen kunstendiploma hebt, moet je een jaar artistieke loopbaan aantonen aan de hand van een artistiek cv.

Wat onder bewezen talent wordt verstaan wordt per case door de beoordelingscommissie zelf beslist, maar je moet wel ‘enige tijd’ actief zijn in de professionele kunstensector. Je moet ook het belang en de kwaliteit van je artistiek oeuvre kunnen motiveren.

Een artiest kan ook maar één keer per kalenderjaar een aanvraag voor een beurs indienen. Als een aanvraag voor een beurs geweigerd wordt, moet je dus tot het volgende kalenderjaar wachten om opnieuw in te dienen.

Nationaliteit is van geen belang bij het aanvragen van beurzen, er moet alleen een aantoonbare link met de Vlaamse Gemeenschap zijn. De artiest moet wel betrokken zijn bij activiteiten in het kunstveld binnen de Vlaamse Gemeenschap.

Projectsubsidies kunnen zowel door individuele professionals (kunstenaars, kunstwerkers e.a.) als door kunstorganisaties (vereniging of vennootschap) worden aangevraagd. Het kan dus gaan om kunstenaars, curatoren, producenten, kunstorganisaties, bemiddelaars, managementbureaus… die een project willen realiseren door, met of voor kunstenaars.

Voor organisaties geldt als bijkomende voorwaarde dat ze gevestigd moeten zijn in Vlaanderen of Brussel-Hoofdstad. Voor kunstwerkers geldt als bijkomende voorwaarde dat het project in samenwerking is met minstens één kunstenaar die professioneel actief en betrokken is bij activiteiten in het kunstveld binnen de Vlaamse Gemeenschap.

Organisaties die een werkingssubsidie krijgen kunnen geen projectsubsidie aanvragen binnen het Kunstendecreet. Kortlopende subsidies zijn onderling ook niet combineerbaar, met uitzondering van de Tegemoetkoming voor Internationale Presentatiemomenten (TIP) en Internationale Presentatieprojecten (IP). Beurzen, projectsubsidies en residentiebeurzen kan je niet combineren. 

Je kan twee keer per jaar een aanvraag indienen voor projectsubsidies en beurzen:

• op 15 maart: voor projecten/beurzen die starten tussen juli en december
• op 15 september: voor projecten/beurzen die starten tussen januari en juni het jaar erna

Indienen kan op die data tot 23u59. De startdatum van een project of initiatief hoeft niet samen te vallen met het moment waarop een project publiek zichtbaar wordt. Een project start vanaf de voorbereidingen. In de begroting worden enkel kosten aanvaard die gemaakt zijn tussen de begin- en einddatum van het project.

Maak zo snel mogelijk een account aan in KIOSK. Je stelt dit best niet uit, om stress bij technische problemen te vermijden. Indien je een Belgisch rijksregister- of BIS-nummer hebt kan je dit via verschillende digitale sleutels doen, maar via itsme® is het gemakkelijkste. Buitenlandse organisaties of personen zonder Belgisch rijksregister- of BIS-nummer doen dit via een login en wachtwoord.

Wanneer je bent ingelogd, kies namens wie je wil aanmelden; als natuurlijk persoon, bestuurslid van een vereniging of andere statuten zoals zelfstandige (in bijberoep). Hierna selecteer je “dossier” en “nieuw dossier” om te beginnen met jouw aanvraag. Wil je een projectsubsidie aanvragen dan selecteer je ‘Kunstendecreet van 23 april 2021: projectsubsidie’. Wil je een beurs aanvragen dan kan je enkel via jouw account als natuurlijk persoon ‘Kunstendecreet van 23 april 2021: beurs’ selecteren.

Als je problemen ondervindt met KIOSK kan je altijd mailen naar kiosk@vlaanderen.be. Hoe dichter bij de deadline, hoe drukker het wordt om op alle vragen te antwoorden, nog een reden om op tijd je account op KIOSK aan te maken. Je vindt hier een uitgebreide handleiding over KIOSK terug.

Een aanvraagdossier voor beurzen en projectsubsidies maak je dus aan via KIOSK. Voor een beursaanvraag dien je het verplichte ‘werkplan’ én een actueel artistiek cv en documentatie over het artistieke werk mee in. Voor projectsubsidies moet je het aanvraagformulier in KIOSK, het ‘projectplan’, de ‘cijferbijlage’ én een beknopt artistiek cv of historiek invullen en indienen. De juiste formulieren om een subsidieaanvraag in te dienen vind je via deze link.

Daarnaast moet je ook goed rekening houden met enkele vormvereisten. KIOSK controleert automatisch of het geüploade pdf-bestand aan het maximaal aantal pagina's voldoet. Voor werkplannen bij beurzen is dit 8 pagina's en voor projectplannen bij projectsubsidies gaat het over max. 20 pagina's. 

Aanvragen van individuen en organisaties moeten volgens de taalwetgeving in het Nederlands ingediend worden.

Je moet bij elke aanvraag minstens één discipline en subdiscipline aanduiden. Voor muzikale projecten is het redelijk vanzelfsprekend om de discipline ‘muziek’ aan te duiden. De discipline ‘podiumkunsten’ omvat dans, theater of muziektheater. Vermeng je muziek met verschillende kunstvormen? Dan kan je ook verschillende disciplines aanduiden (multi-disciplinair) of ‘transdisciplinaire en cross-sectorale kunsten’ aanduiden:

• Er is sprake van multi-disciplinaire kunsten als er verschillende disciplines gecombineerd worden die ook nog duidelijk te identificeren zijn in jouw plannen.
• Transdisciplinaire kunsten combineren verschillende kunstdisciplines zodanig met elkaar dat ze in het eindresultaat niet meer kunnen worden onderscheiden of omschreven. De grenzen tussen de disciplines zijn daardoor niet langer relevant.
• Bij cross-sectorale kunsten wordt intensief samengewerkt tussen een specifieke kunstdiscipline en partner(s) die buiten de kunstensector actief zijn, zoals zorg, onderwijs of wetenschap. 

De subdisciplines binnen muziek komen overeen met de volgende muziekgenres: pop, rock/alternative, hiphop/r&b, dance, traditionele muziek, jazz en klassieke muziek. 

Daarnaast moet je ook nog een beoordelingscommissie kiezen, waarvan jij denkt dat die het best geplaatst is om jouw dossier te beoordelen. Er is geen juiste of foute keuze, maar doe aan onderzoek en maak een weloverwogen beslissing. Meer info over de samenstelling van zo’n commissie en een overzicht van de beoordelaars (pool van experten) vind je hier. 

Binnen het Kunstendecreet heb je vijf gelijkwaardige functies die bepalen aan welke inhoudelijke vragen je zal moeten beantwoorden. Bij de aanvraag van een beurs ga je automatisch voor de functie ontwikkeling. Bij de aanvraag van een projectsubsidies kan je kiezen tussen de volgende functies:

1. Bij de functie ontwikkeling ligt de focus vooral op het proces, eerder dan het specifieke resultaat. Voor artiesten of groepen kadert dit binnen het principe van talentontwikkeling en levenslang leren, maar ook organisaties kunnen hierop indienen. Zo zijn er verschillende alternatieve managementkantoren of residentieplaatsen die op deze functie indienen. 
2. Muzikanten die een projectsubsidie aanvragen, kiezen vaak voor de functie ‘productie’ omdat het hierbij gaat over maken, verspreiden en promoten van artistiek werk. Deze functie is dus ideaal als je extra budget zoekt om een een album te maken en daarmee te gaan touren.
3. De functie presentatie is eerder voor organisatoren van concerten of festivals. Hier is het belangrijk dat je een volledig programma aanbiedt, je nadenkt over hoe je publiek zal bereiken (publiekswerving), en welke gepaste omkadering je aanbiedt aan je publiek zoals een artist talk of een tekst (publiekswerking). 
4. Bij de functie participatie ligt de nadruk op het actief betrekken van diverse publieken. Je laat ook anderen actief deelnemen aan het artistiek proces die niet actief zijn in het professionele kunstenveld en dit op een laagdrempelige manier.
5. De laatste functie is reflectie. Deze functie focust op kunstkritiek of de betekenis van een oeuvre in de bredere maatschappij. Die reflectie moet ook toegankelijk worden gemaakt via publicaties, workshops, debatten, … 

Hoewel je kan kiezen, wordt aangeraden om te focussen op één specifieke functie. Als je meerdere functies aanduidt, zal je op beide functies even streng beoordeeld worden. De dossierlast verhoogt en je slaagkansen kunnen kleiner worden. Daarbij, als je op de functie productie indient, wordt er bijvoorbeeld ook verwacht dat je bezig bent met ontwikkeling in aanloop van het creatieproces en met presentatie om je album te tonen aan een publiek. Je hoeft daarvoor dus niet op drie verschillende functies in te dienen.

Beursaanvragen moeten voldoen aan kwaliteitscriteria. Deze criteria bij beurzen verschillen voor opkomend en bewezen talent:

• Voor opkomend talent: de kwaliteit van de motivatie, het werkplan en de begeleiding; het groeipotentieel van het oeuvre van de kunstenaar
• Voor bewezen talent: kwaliteit van de motivatie, de kwaliteit van het onderzoeks -of heroriënteringstraject, de begeleiding daarbij en het werkplan; het belang en de kwaliteit van het oeuvre van de kunstenaar

De projectsubsidie wordt op 4 criteria beoordeeld: 

1. De eerste is de kwaliteit van het inhoudelijk concept en dat wordt per functie anders ingevuld. De keuze voor een bepaalde functie gaat jouw dossier dus bepalen. Hier wordt ook gekeken naar de landelijke of internationale uitstraling van je project, kwaliteit van eventuele samenwerkingsverbanden en de concrete uitwerking. Denk dus heel goed na met wie je gaat samenwerken en vraag ook intentieverklaringen aan de belangrijke partners. Deze verklaringen zijn niet verplicht maar kan wel de geloofwaardigheid van de aanvraag kracht bijzetten. 
2. De kwaliteit van de zakelijke aanpak en de realiteitszin en redelijkheid van de begroting (zie stap 8), met aandacht voor correcte vergoeding, de principes van fair practices en integriteit.
3. Het derde beoordelingscriterium is de relevantie van het project binnen het kunstenlandschap of jouw discipline. 
4. Een laatste criterium is de mate waarin je project rekening houdt met één of meerdere aandachtspunten die de minister van cultuur formuleert in de strategische visienota. Meer daarover vind je hier.

Een groot verschil tussen de beurs en de projectsubsidie is dat je bij een beurs geen nauwkeurige begroting moet opmaken. Je moet voor een beurs enkel een inhoudelijke en artistieke verantwoording indienen. Je kan natuurlijk wel best goed verantwoorden waarvoor je deze beurs specifiek wil gaan gebruiken. De beurs wordt ook toegekend in vaste bedragen (zie stap 1), in tegenstelling tot de projectsubsidie.

Er zijn geen maximumbedragen voor projectsubsidies en alle kosten kunnen in principe in aanmerking komen, maar het komt niet professioneel over als voor alle kosten van je project op subsidies gaat rekenen. Denk dus ook aan eigen inbreng of andere financieringsvormen. 

Alle kosten en opbrengsten worden verzameld in de verplichte cijferbijlage. Financiële engagementen van partners kunnen de geloofwaardigheid van je dossier bevorderen. Hetzelfde geldt voor een goede verantwoording van kosten, bijvoorbeeld aan de hand van offertes.

De zakelijke planning voor een projectsubsidie wordt duidelijk uitgelegd en bevraagd in het projectplan. Mocht je hierover of over de template cijferbijlage nog vragen hebben dan kan je hiervoor contact opnemen met Cultuurloket. 

In de eerste fase van de beoordeling controleert de administratie of het aanvraagdossier op tijd, volledig en volgens de juiste vormvereisten is ingediend, met andere woorden of het ontvankelijk is. Wanneer je dossier ontvankelijk wordt verklaard zal de beoordelingscommissie (zie stap 5) een advies opstellen. 
 
Op basis van het advies van de beoordelingscommissie beslist de minister over de toekenning van de ingediende aanvragen voor beurzen en projectsubsidies. Ten laatste 4 maanden na de deadline waarop je jouw aanvraag moest indienen wordt deze beslissing meegedeeld via KIOSK. Meer informatie over de beoordelingsprocedure vind je via dit draaiboek.
 
Na bekendmaking en ondertekening van het besluit over de beursaanvragen wordt het toegekende bedrag meteen volledig uitbetaald. Een beurs kan enkel individueel toegekend worden. Een beurs is belastingvrij omdat ze wordt betaald aan een kunstenaar en er geen resultaatsverbintenis is.

Projectsubsidies die jaarlijks niet hoger zijn dan 15.000 euro worden in één keer na mededeling van de subsidiebeslissing uitbetaald. Bij projectsubsidies hoger dan 15.000 euro wordt een voorschot van 90% uitbetaald na ondertekening van het toekenningsbesluit. Het saldo van 10% wordt uitbetaald na controle van het afrekeningsdossier door de administratie. 

Als individu kan je aanvragen om een projectsubsidie te laten uitbetalen aan een rechtspersoon, een organisatie dus, wat afhankelijk van je sociaal statuut een voordeel kan zijn. Projectsubsidies kunnen namelijk worden belast via je personenbelasting. Daarnaast is een goede zakelijke omkadering vaak een meerwaarde. Tenslotte moet je het logo van de Vlaamse Gemeenschap vermelden in al je communicatie over je project als de middelen worden toegekend.

Je moet binnen de 2 maand na de opgegeven einddatum van je beurs een verantwoordingsdossier indienen via KIOSK. Een inhoudelijk verslag volstaat. De bijlage ‘activiteiten, medewerkers en begroting’ moet je niet invullen.

Ook het verantwoordingsdossier voor de projectsubsidie moet binnen de 2 maand na de einddatum van je project ingediend worden via KIOSK. Een verantwoordingsdossier voor een projectsubsidie bestaat uit een inhoudelijk verslag én een financiële verantwoording met bijlage ‘activiteiten, medewerkers en begroting’. Als het toegekende bedrag niet hoger dan
€ 15.000 is, dan bestaat de financiële verantwoording uit een verklaring op erewoord.