Uit deze heftige reactie mag duidelijk zijn dat het belang van de projectsubsidies voor het Vlaamse culturele landschap niet te onderschatten valt. Tegelijkertijd bestaan er nog veel misverstanden over de middelen, die grotendeels zijn terug te leiden tot onwetendheid over de manier waarop binnen de sector met subsidies wordt gewerkt. En dat geldt zeker niet alleen voor het publiek — ook bij de artiesten zelf is het vaak onduidelijk voor welke projecten en op welke manier een subsidieaanvraag wordt ingediend. Dat leidt vaak tot teleurstellingen, die op hun beurt leiden tot frustratie. Het kunstendecreet van juni 2018 stelt duidelijke principes voor de projectsubsidies, maar het is in de uitvoering dat vaak de angel zit. We spraken met een aantal mensen uit de sector met uitgebreide ervaring in het opstellen, maar ook beoordelen van subsidiedossiers voor muzikale projecten. Zij gaven ons inzicht in de do’s en don’ts, maar vooral ook: het waarom en hoe van een geslaagd dossier. Wat blijkt? Een goed geschreven dossier komt je project altijd ten goede, zelfs als je uiteindelijk geen subsidie ontvangt.

First things first: elke aanvraag voor subsidies en beurzen op Vlaams niveau verloopt tegenwoordig via het online platform KIOSK. Je kan hier als individu of als organisatie een profiel aanmaken, en vanaf dan kan je in principe op elk moment je aanvraag doen.
In het voorjaar van 2020 was er heel wat ophef over de indienrondes, en ook voor het begrotingsjaar 2020-21 is de toekomst onzeker. In principe zijn er twee beoordelingsrondes per jaar: half september en half maart.
Met enkele invulvelden geef je je hoofddiscipline (‘muziek’) en subdiscipline (‘pop/rock’, ‘wereldmuziek’, ‘jazz’) te kennen. Je kiest er eentje, maar er valt ook altijd te combineren. Voorts bepaal je ook de functie van het project dat je voorstelt, wat voor een muzikant of band vaak zal neerkomen op een productie (zoals een plaatopname) of een presentatie (een optreden of tournee).

Groeitraject

Het is bij het veld ‘projectaanvraag’ dat het echte werk begint. Je geeft een kernachtige samenvatting van je plannen, maar de uitgebreide verantwoording doe je in een apart document dat je via KIOSK kan downloaden. Voor elke functie worden er hier een aantal criteria geformuleerd aan de hand van enkele vragen — en om die te beantwoorden is het cruciaal om je eerst ernstig te bezinnen over je eigen traject als artiest binnen het Vlaamse culturele landschap, en hoe het project dat op tafel ligt daarin kadert.

Hendrik De Rycker werkt als manager bij Rockoco met verscheidene klassebakken: Fulco Ottervanger, Liesa Van der Aa, en School is Cool. Het grootste succesverhaal is misschien wel STUFF., en de projectsubsidies hebben een cruciale rol gespeeld in hun groeitraject: de plaatproducties van de band en hun internationale promotie en distributie, en een theatervoorstelling in samenwerking met deSingel werden allemaal gerealiseerd met behulp van deze tussenkomst. Hendrik haalt al meteen een cruciaal punt aan dat door al onze gesprekspartners wordt benadrukt: een projectsubsidie is niet zomaar een zak geld om je idee te verwezenlijken, maar maakt deel uit van een onderbouwd en realistisch plan om dat project te realiseren.

Hendrik: “Voordat je als artiest een dossier indient, moet je vooral eerst heel goed je eigen positie evalueren: wat zijn we aan het doen, en wat is de stap die we nu willen zetten? Is ons plan en onze omkadering stevig genoeg om anderen te overtuigen dat dit project ons als artiest effectief verder zal brengen, en zal het een verrijking zijn voor het landschap waarin we opereren?”

De antwoorden op deze vragen resulteren in je projectomschrijving, die je vervolgens vertaalt in een sluitende begroting. De kern van je project is weliswaar een artistiek verhaal, maar de uitwerking hiervan is ook — en misschien wel vooral — een zakelijk verhaal. Dat betekent echter niet dat er een kassucces wordt verwacht.

Lut Hendrix van Bestov combineert management en boekingen voor een beperkt roster, waar gitarist Bert Dockx grotendeels de creatieve spil van uitmaakt met zijn projecten Flying Horseman, Ottla, Dans Dans, naast alumni als Blackie & The Oohoos, Slumberland en Lyenn. Sinds enkele jaren maakt zij ook deel uit van de beoordelingscommissie. Zij stelt de criteria voor de beoordeling van een project wat scherper.
Lut: “Het is zeker geen vereiste dat een voorgesteld project commerciële slaagkansen heeft. Maar het is wel belangrijk dat de artiest kan verantwoorden hoe hij of zij met het project de eigen positie in het muzikale landschap kan bestendigen of uitbreiden, zodat de subsidie wordt gebruikt als ondersteuning van die groei. Dat geld mag niet enkel dienen voor de productie van een album of een show waar dan verder niets mee gebeurt. Er wordt bijgevolg best wel belang gehecht aan een duidelijk plan voor de promotie en de verspreiding van hetgeen je wil verwezenlijken. Verder is de juiste omkadering een onmiskenbaar voordeel bij alles wat je doet: een ervaren boeker of manager, een sterk platenlabel... In principe zijn zulke partners niet noodzakelijk maar ze verlenen wel geloofwaardigheid aan je project.”

Hetzelfde geluid horen we bij Jef Verheijen van Rock The Fox (Nele Needs A Holiday, RRRags). Hij schrijft regelmatig op aanvraag dossiers voor muzikale artiesten, en doet sinds kort ook hetzelfde voor KMO’s.
Jef: “Ik probeer toch altijd dat groeiverhaal in een dossier te steken. Als je plan niet verder reikt dan ‘we gaan bij ons thuis in het tuinhok een plaatje opnemen’, dan hoef je hoogstwaarschijnlijk geen steun te verwachten (lacht). Het maakt een verschil als je een plaat gaat uitbrengen, dat je over heel Europa je mensen hebt klaarstaan die de plaat willen promoten, en dat je die campagne ruggesteunt met een goed marketingplan. Dat toont aan dat je wel verder kijkt, in plaats van een plaat uit te brengen en te zien wat er gebeurt.”

Al die plannen moeten dus op realistische wijze geduid worden, met eerst en vooral een duidelijke tijdslijn die aangeeft dat je weet hoe je je project moet realiseren.
Lut: “Als je bij een aanvraag voor een plaatopname stelt dat de mastering klaar is in april, en dan mikt op een release in mei op vinyl... In het huidige landschap kost het ongeveer drie maanden om een vinyl te laten persen, dus die timing is onmogelijk. Je moet ook bedenken dat de commissie bestaat uit muzikanten, promoters, boekers, allemaal ervaren mensen die donders goed weten hoe de sector werkt. Soms lezen we plannen die echt niet realistisch zijn, en zo val je meteen door de mand.”

Maar zelfs al bestaat je publiek uit ervaren rotten, een heldere tekst is natuurlijk altijd fijner om te lezen. Zorg dus ook dat je tekst precies en concreet omschrijft wat je wil gaan doen, of zoals Jef het formuleert: “zorg ervoor dat je bomma het kan lezen en snapt wat je gaat doen.”

Kostenplaatje

De plannen en de timing die je uiteenzet in je projectomschrijving giet je vervolgens in een begroting die je wederom indient via een gegeven sjabloon. Dit is misschien wel het meest gevreesde onderdeel van de subsidieaanvraag, dat vaak intimiderend kan werken op een artiest die niet vertrouwd is met het becijferen van haar projecten. Maarten Quaghebeur van Cultuurloket kadert de begroting van je project en het aandeel van de subsidies daarin als volgt:
“Met het indienen van een dossier vraag je in feite een stukje van je projectfinanciering aan de overheid. Maar dat is geen vrijgeleide: het is niet omdat de overheid betaalt, dat je het resultaat zomaar gratis kan aanbieden. Er wordt integendeel een zeer degelijke inspanning gevraagd om als artiest heel goed na te denken hoe je je publiek kan overtuigen om ook een bijdrage te leveren.”

Maarten: “Je hebt de ruimte om te experimenteren en te proberen binnen je project, maar uiteindelijk is het doel om je publiek beter te bereiken, om een groter publiek te bereiken, een nieuwe doelgroep te bereiken. Zodat dit uiteindelijk kan leiden tot een diverser productaanbod dat je artistieke praktijk bestendiger en duurzamer maakt. Dat is geen gemakkelijke oefening, ondernemen in een cultuursector is een hele uitdaging. Maar het kunstendecreet richt zich expliciet op professionele artiesten, en een deel van je professionaliteit bestaat uit de kwaliteitsvolle organisatie van je praktijk, en het ontsluiten van een aantal aanvullende inkomsten.”

Maarten adviseert daarom om ruim op voorhand te beginnen met de planning van je project, zodat je alle tijd hebt om alle aspecten op haalbaarheid te onderzoeken, en je budget te kunnen researchen: “Je project begint niet met het invullen van het formulier zelf, maar met een stevige brainstorm die resulteert in een A4’tje waarop je de inhoud van je plan formuleert. Met dat A4’tje kan je de eerste gesprekken op gang brengen, en zien of je initiële plan te verwezenlijken valt. Is dat niet het geval, dan moet je je plan bijstellen, en pas als dat op punt staat kan je naar het aanvraagformulier met criteria gaan kijken. Als daar blijkt dat je enkele inhoudelijke vragen over het hoofd hebt gezien, dan moet je je plan opnieuw bijsturen. Elke aanpassing aan de inhoud van je plan moet je telkens ook vertalen in geplande uitgaven en inkomsten.

Ook de andere gesprekspartners onderstrepen het belang van tijdig en grondig werk om tot een consistente begroting te komen.
Hendrik: “Je voelt dat veel dossiers veel te snel geschreven zijn, op het laatste nippertje. Daardoor worden enkele essentiële dingen te slordig afgehandeld. Zo merk ik vaak dat de cijfers onderling niet kloppen, of dat de inkomsten en uitgaven niet overeenkomen. Het is echt cruciaal dat je cijfers doorheen heel het dossier consistent zijn en goed gestaafd worden in de bijlage. Voordat de beoordelingscommissie zijn werk doet, wordt je dossier immers eerst afgetoetst door de administratieve dienst. Die neemt het zakelijke aspect nauwgezet onder de loep, en geeft hierover ook zijn advies aan de commissie. Als je begroting slordig is opgesteld, geeft dat weinig vertrouwen voor de rest van je dossier.”

Artistiek verhaal

Ondertussen hebben we bijna uitsluitend gesproken over het praktische en het financiële aspect van een dossier voor een kunstproject. Wat sommigen onder jullie misschien doet afvragen: waar blijft de ‘kunst’? In de criteria voor je projectomschrijving wordt ook gepeild naar de ‘artistieke noodzaak’ van je project, en voor vele artiesten is dat iets dat je bijna vanzelfsprekend voelt, maar bijna onmogelijk onder woorden kan brengen. Toch pleit Lut Hendrix ervoor om ook dit aspect van je dossier voldoende te onderbouwen, zij het op een andere manier.
Lut: “Dikwijls wordt die artistieke noodzaak onvoldoende gemotiveerd, maar wanneer ik in de commissie zetel, merk ik dat het echt een meerwaarde is om daar aandacht en ruimte aan te besteden in je dossier. Het is toch ook een vraag die artiesten vaak voor de voeten krijgen geworpen van muziekjournalisten: ‘waarom wou je dit volgende album maken, wat had je te vertellen?’
Sommige dossiers zijn echt een beetje te clean geschreven. De focus ligt vooral op het productieproces en de planning, maar je voelt te weinig de artistieke nood, en het is dan voor de commissie niet duidelijk hoe de drive van de muzikant zich zal vertalen in het project. Die persoonlijke noot is voor je dossier nochtans van onschatbare waarde.”

Lut: “Voor de projecten van Bert Dockx neem ik altijd het praktische gedeelte van het dossier voor mijn rekening. Maar ik laat hem wél zelf altijd een tekst schrijven waarin hij het artistieke verhaal kan vertellen, en dat brengt het dossier echt tot leven. Zijn woorden vertrekken vanuit z’n buikgevoel, en dat vormt als het ware een emotioneel tegengewicht voor de rationele becijfering. Voor de opstart van Ottla heeft hij uitgelegd waarom hij een nieuwe groep wou starten: welk geluid hij zich daarbij voorstelde, waarom hij met die muzikanten wou beginnen werken. Uiteindelijk is het project nog wat anders geworden dan wat hij in de tekst beschreef (lacht), maar zo’n ontboezeming is wel de vonk die je dossier misschien nodig heeft om eruit te springen. Als de goesting eraf spat, is dat ook fijn om te lezen. Je kan dan echt voelen dat zo’n artiest staat te trappelen om het project te realiseren.”

Financieringsmix

Samenwerkingen en partnerships vormen in het algemeen de stille kracht achter een geslaagd project. Het is zoals gezegd niet evident om het budget te vinden voor het realiseren van je project, en het is heel goed mogelijk dat je andere partijen moet aanspreken voor een bijdrage — financieel, maar evengoed met een aanbod van diensten of infrastructuur. Maarten noemt dit de ‘financieringsmix’ van je project.
Maarten: “Natura is vast en zeker een belangrijk onderdeel in de financieringsmix voor je project. Als bijvoorbeeld een cultuurcentrum of een club bereid is om je een dag het gebruik van hun zaal en infrastructuur te verlenen voor een repetitie, of je vindt iemand die een website voor jou wil maken onder de marktprijs, dan is het belangrijk om dat te expliciteren. Je hebt er tijd en energie in gestoken om die persoon of die organisatie te engageren, dus mag je best kaderen waarom de prijs die in je begroting staat, lager is dan wat het je normaliter zou kosten. Die verantwoording schrijf je overigens best in de toelichting bij de begroting, want in principe mag je enkel de werkelijke inkomsten en uitgaven in je tabel opnemen.”

Maarten: “In sommige gevallen draagt een partner bij in de productiekosten, en dan kan je die natuurlijk probleemloos opnemen in de post ‘inkomsten’. Maar er zijn heel wat bijdragen die niet in het budget thuishoren maar die wel kwaliteitsparameters vormen in de afwikkeling van je project. Dan is het kwestie van heel goed te beschrijven welke taken je partner op zich neemt, en ook waarom je precies deze persoon of organisatie als partner hebt gekozen. Je kan hun engagement ook in een intentieverklaring gieten die je als bijlage aan je dossier kan toevoegen.”

Om je budget rond te krijgen kan je voorts ook een beroep doen op andere financieringsvormen, zoals fondsen of subsidies van een andere overheid.
Maarten: “We gebruiken hiervoor de term ‘aanvullende financiering’ om te verduidelijken dat het niet gaat om een vervanging voor subsidiëring. Aangezien ook die andere fondsen vaak gebonden zijn aan een selectieprocedure, kan het natuurlijk gebeuren dat je op het moment van je aanvraag niet zeker bent van dat deel van je budget. Maar daar ga je best niet van uit, je kan immers nog altijd later beslissen of je project uitvoerbaar is of niet. In het algemeen moet je de verschillende inkomstenstromen die voorhanden zijn gebruiken als hefboom voor het verkrijgen van andere financieringsmiddelen. En wees daar gewoon eerlijk en open over — het toont enkel je professionaliteit en schept vertrouwen bij de commissie wanneer je aantoont dat je van die verschillende inkomstenbronnen op de hoogte bent.”

Ten slotte

Even terug naar de nuchtere realiteit: in de laatste rondes werd maar een fractie van de ingediende dossiers gehonoreerd met een subsidiebedrag. Na het lezen vraag je je nu misschien af: is het voorbereiden van zo’n dossier dan echt al die moeite waard? Al onze gesprekspartners antwoorden hierop volmondig “ja”. Het is een uitgelezen kans om op een zeer toegespitste manier aan zelfreflectie te doen, en om je artistieke praktijk door een professionele bril te bekijken.
Maarten: “Wees ambitieus maar niet arrogant. Probeer een goede inschatting te maken waar je zelf voor staat en welke stap je met je project wil maken, en spreek je daar heel eerlijk over uit. Probeer zo goed mogelijk te beantwoorden aan de kwaliteitscriteria die voor een dossier worden gevraagd: professioneel actief zijn, een kwalitatieve context creëren, correct organiseren en vergoeden, samenwerkingen opzetten.. Het is eigenlijk een uitgelezen kans om jezelf als artiest te ontwikkelen en te ontplooien.”

Uiteindelijk gaan het artistieke en het praktische ook hand in hand. Het verhaal dat je wil brengen krijgt vorm in de praktische uitvoering, en dat is een relatie die je zo goed en volledig mogelijk moet omschrijven. Valt er iets te vertellen over het fysieke product dat wordt vervaardigd als drager? Ga je misschien een theatervoorstelling koppelen aan de muziek op je plaat? De artistieke waarde uit zich verder ook in de context waarin je gaat opnemen en de creatieve samenwerkingen die je daarbij aangaat: in welke studio ga je opnemen, wie is de producer, de engineer, welke muzikanten spelen er mee... Al die keuzes kunnen bijdragen tot een sterk dossier.