Wanneer je als band of collectief uit elkaar gaat en er een vzw aan verbonden is, moet je er ook aan denken om die vzw te ontbinden. Anders blijf je geconfronteerd met administratieve verplichtingen. Hieronder overlopen we de verschillende stappen:

1. De algemene vergadering moet worden bijeengeroepen om te beslissen over de ontbinding en minstens ⅔ van de leden moeten aanwezig zijn op de stemming. De beslissing kan enkel worden genomen bij een ⅘ meerderheid.

2. Als een vzw beslist om te ermee te stoppen, moet ze al haar bezittingen aan een andere vzw geven met een gelijkaardig doel. Dit wordt de bestemming van het resterend vermogen genoemd. Soms wordt die bestemming nader omschreven in de statuten van de vzw. Als hier niets over bepaald wordt in de statuten, moet de AV hierover beslissen. Als er geen activa overblijven, mag deze stap uiteraard overgeslagen worden. De bank moet wel nog op de hoogte worden gebracht dat er geen resterend saldo meer op de rekening staat wanneer je overgaat naar de vereffening.

3. De AV moet één of meerdere vereffenaars aanduiden. Deze keuze is volledig vrij, maar je kijkt best eens of de statuten voorwaarden opleggen. Het kan gaan om een lid of bestuurder van de vzw, maar ook om een advocaat, boekhouder, penningmeester, een andere vzw … De vereffenaar neemt het bestuur van de vzw over en zorgt ervoor dat alles tot een goed einde komt. Wanneer alle schulden betaald zijn zorgt deze persoon er ook voor dat het resterend vermogen bestemd wordt volgens stap 2.

4. Op alle documenten die de vzw nog uitstuurt (mails, facturen, nieuwbrief …) moet worden vermeld dat het om een ‘vzw in vereffening’ gaat. Gebeurt dit niet, dan kunnen degenen die de documenten opgesteld hebben persoonlijk aansprakelijk zijn.

5. Alle beslissingen van de AV (puntje 1-3) moeten worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Als deze beslissingen binnen de 30 dagen worden genomen kan je ze in dezelfde formulieren publiceren bij de  griffie:

   •  3 keer luiken A en B van formulier I invullen + achteraan ondertekenen en luik C onderaan ondertekenen;

   • 2 keer luik A (1° en 2°a) invullen en luik C (3°, 6° en 7°) van Formulier II

6. Wanneer de bestemming van het resterend vermogen bekendgemaakt is, betekent dit het einde van de vereffening. De vereffenaar moet de AV dan nog een laatste keer samengeroepen om rekenschap af te leggen. Bij de afsluiting stopt het mandaat van de vereffenaar en de rechtspersoonlijkheid van de vzw. Vanaf dat moment bestaat de vzw dus niet meer en begint een verjaringstermijn van 5 jaar voor de resterende schuldvorderingen.

Sinds de wetgeving over de zgn. ‘insolventie’ in 2018 van toepassing werd op alle ondernemingen, kunnen ook vzw’s failliet gaan. Dit betekent dat vzw’s in moeilijkheden nieuwe instrumenten ter beschikking krijgen om de organisatie te redden. Zo kunnen de gerechtelijke instanties een verwittiging opsturen bij achterstallige bijdragen, bedrijfsvoorheffing of btw. Indien noodzakelijk kan de vzw ook tijdig failliet verklaard worden zodat de schulden niet onnodig blijven oplopen. Maar ook een gerechtelijke organisatie behoort nu tot de mogelijkheden, waarbij vzw’s in een soort van herstelprocedure terecht kunnen komen.