VI.BE

De ins en outs van een kans op VI.BE platform

Welkom in VI.BE platforms Handboek voor Organisatoren! Als je een verschil wil maken voor nieuwe beloftevolle muzikanten en dj’s in België, dan ben je op de juiste plek.

aan de slag
de kans
je oproep
kies je winnaar(s)
aankondigingen
VI.BE, tot je dienst

© Jokko

© Jokko

Sinds de start in 2008 heeft VI.BE platform bijna 15.000 kansen verdeeld over meer dan 5.000 lokale artiesten. Goed 20.000 bands, dj’s, producers en soloartiesten gebruiken VI.BE platform als poort naar shows, airplay, recensies en wedstrijden. Ze nemen deel aan kansen die gecreëerd worden door mensen als jij.

Dit handboek is gebaseerd op alles wat we geleerd hebben bij het begeleiden van bijna 2.000 campagnes. We hopen dat het je op weg helpt bij het creëren van jouw kans, of het nu gaat om het organiseren van een concert of een fuif, het schrijven van recensies, het aanbieden van airplay, studiotijd, een residentie, of wat dan ook dat jong talent vooruit kan helpen.

VI.BE platform is meer dan een PR-tool. Het is een community van duizenden mensen die jong talent willen delen, ontdekken en ondersteunen. Elke campagne is het verhaal van nieuwe artiesten die een mooie stap zetten. We zijn blij dat je je weg naar hier hebt gevonden en kijken er naar uit je waar nodig bij te staan.

Aan de slag

Je campagne kan over alles gaan dat waarde heeft voor jonge muzikanten en dj’s. We focussen voornamelijk op liveshows en media-aandacht, maar andere concepten zijn ook welkom. Momenteel hanteren we deze categorieën: Samenwerking, Cover, Beeld, Media, Optreden, Productie, Remix, Residentie, Songwriting en Studio. We staan altijd open voor suggesties.

Elke campagne bestaat uit het volgende:

  • Een duidelijk doel: dit moet een waardevolle kans zijn voor upcoming muzikanten of dj’s.
  • Een oproep met een omschrijving die toelicht waar het over gaat.
  • Een degelijke en geloofwaardige selectieprocedure. Als je wil, kan je een jury inschakelen.
  • Updates die het verloop van je kans verslaan en uiteindelijk je winnaar(s) aankondigen.

Laat ons elk van deze elementen eens nader bekijken. We starten bij de kans.

De kans

Kansen is waar het om draait. Sommige kansen zijn duidelijk, zoals een concert of dj-set. Andere kansen zijn unieker. Sommige kansen zijn een mix van de twee. Wat het ook is, zorg dat je kans een focus heeft, met een duidelijk einddoel, en zorg ervoor dat je je beloftes kan nakomen. Misschien kan dit je inspireren:

Wat je kan aanbieden

Als organisator weet je wat artiesten willen. Doe je best en biedt de beste kans die jij kan creëren. Dit zijn vijf vaak voorkomende soorten kansen:

  • Liveshow: een concert of voorprogramma in je club, een plek in de line-up van je festival of event. Van huiskamerconcert tot afterparty.

  • Media-aandacht: airplay in je radioprogramma, een recensie of interview in je magazine of op je blog. Van de muziek in een promoclip tot de soundtrack van een tv-serie.

  • Wedstrijd: bands spelen. Dj’s battlen. Producers producen of maken remixes. Songwriters componeren. Sommigen spelen ook covers.

  • Residentie: een exclusief pakket aan ondersteuning aangeboden aan een beperkt aantal artiesten, die je dan je residents noemt.

  • Studio: de kans om in omstandigheden te werken die beter zijn dan de garage of slaapkamer. Zorg ook voor een goede producer of technicus.

Wat niet kan

Hoewel we je aanmoedigen om creatief te zijn, zijn er toch dingen die we niet toelaten, zoals kansen die voornamelijk dienen om je event, je merk of je sponsor te promoten. Lees onze spelregels zorgvuldig voor je een kans creëert.

Je oproep

Je oproep is waar je de community rechtstreeks aanspreekt. Wat ben je van plan en waarom moeten artiesten reageren? Bekijk enkele andere kansen om een idee te krijgen van wat een kans op VI.BE platform precies is. Hier zijn een paar inzichten.

Bepaal je timing

Bij het creëren van je kans worden een aantal belangrijke data gevraagd:

  • De gewenste lanceerdatum is wanneer je je kans graag gelanceerd zou zien. Hou in gedachte dat we alle kansen nakijken voor ze live gaan. Dit duurt meestal een tweetal dagen. Als je niet zeker bent dat we je aanvraag gaan goedkeuren, stuur je ze beter ruim op voorhand. Dat geeft ons de tijd om samen de beste formule uit te werken.
  • De duur van je kans geeft je twee mogelijkheden: of je creëert een tijdelijke kans met een deadline voor inzendingen (bv. als je een live act zoekt voor een specifieke datum), of je stelt geen einddatum in en creëert een permanente kans (bv. als je elke maand een vi.be-artiest wil featuren). Permanente kansen moeten regelmatig winnaars aankondigen – er wordt een minimum frequentie gevraagd (bv. maandelijks).

    TIP: We raden aan om tijdelijke kansen niet langer dan 30 dagen te laten duren. Een kortere duurtijd zorgt voor een zekere urgentie en levert vaak betere resultaten op.

  • De datum van winnaar aankondiging is je inschatting van wanneer je denk je (eerste) winnaar(s) aan te kondigen. Kies een realistische datum om naartoe te werken. Gun jezelf de tijd. Resultaten komen beter iets te vroeg dan te laat.

    TIP: Je winnaar(s) aankondigen bezorgt jou / jouw event extra exposure op de Artiesten portaalpagina. Plan verstandig om hier maximaal voordeel uit te halen.

Mocht je tijdens je campagne toch vertraging oplopen, laat dat dan weten aan je deelnemers. Vertel wat er aan de hand is en geef ze een geüpdatete planning. Dat wordt geapprecieerd!

Je verhaal

Je omschrijving is waar je enthousiasme genereert voor je initiatief, ook bij zij die misschien niet op je oproep zullen reageren. Dit is je kans om uit te pakken.

Gebruik je omschrijving om het volgende te doen:

  • Stel jezelf en je concept voor.
  • Leg helder uit wat je aanbiedt en waarom je dat doet.
  • Licht toe hoe je campagne zal verlopen en wanneer deelnemers updates of resultaten mogen verwachten.
  • Wees eerlijk en transparant over je selectieprocedure: wie je winnaar(s) zal kiezen en welke criteria doorslaggevend zijn.

Voorzie een eerlijke vergoeding

Hoewel veel jonge muzikanten en dj’s bereid zijn om gratis op te treden, verwachten we dat artiesten die via VI.BE platform geboekt worden vergoed worden zoals je dat anders ook zou doen. Als je een voorprogramma bv. altijd een vaste gage van € 150 betaalt, dan geldt dat ook voor een artiest die via vi.be geboekt wordt. Als je altijd enkel een onkostenvergoeding voorziet, oké. Als je aangeeft dat de gage onderhandeld zal worden, dan wordt de vergoeding bepaald in overleg met de artiest.

Vermeld de vergoeding in je aanvraag.

Stel je doelgroep in

VI.BE platform is een fantastische manier om je activiteiten aan een nieuwe doelgroep te presenteren. (Er zijn meer dan 5.000 bands, dj’s, producers en soloartiesten actief op vi.be!) Elke kans wordt gelanceerd op de Kansen portaalpagina en verschijnt op de overzichtspagina’s. Dat gezegd zijnde, reacties op je oproep moeten komen van de meest geschikte artiesten.

Bij het creëren van je kans kan je je doelgroep bepalen: welk type artiest je zoekt (band / soloartiest / dj / producer), in welke regio en genre(s). We vergelijken je gekozen doelgroep met de community en brengen alle beoogde artiesten op de hoogte. Als je je focus scherpstelt, vermijd je irrelevante reacties en krijg je maximale respons van je doelgroep.

Als je op verschillende soorten artiesten mikt voor verschillende kansen, overweeg dan om meerdere doelgerichte oproepen te plaatsen.

Kies wat ingezonden wordt

Bepaal zelf welke informatie deelnemers moeten inzenden om je keuze te kunnen maken: 1-3 songs, een mixtape, bio, line-up info, foto, video …

Kies je winnaar(s)

Eens je oproep gelanceerd is, zullen de inzendingen binnen beginnen te komen. Als organisator krijg je toegang tot een specifieke omgeving op VI.BE platform waar je de inzendingen en je jury kan beheren. Inderdaad, je kan andere mensen uitnodigen om mee te jureren!

Stel een jury aan

Je beslist helemaal zelf hoe je de juiste winnaar(s) voor je kans kiest. Je kan alles alleen doen, of een (experten)jury aanstellen. Jij en iedereen die als jurylid is aangeduid, krijgt een persoonlijke juryplayer. Daar gebeurt het jureren.

Jureer doordacht

In de juryplayer kan je alle inzendingen beluisteren, de artiesteninfo raadplegen, scores toekennen en zelfs notities nemen. VI.BE platform slaat alles op, dus je kan altijd terugkomen. Net zoals de publieke kant van VI.BE platform is ook de juryplayer volledig reponsive. Dit betekent dat je kan jureren op elk toestel, elk scherm, waar je ook bent (zolang je internetconnectie hebt).

Maak je keuze

Als organisator kan je de scores en commentaren van alle juryleden zien en de inzendingen sorteren op gemiddelde score. Dit kan je helpen bij het maken van de juiste keuze.

Of je nu gebruik maakt van een jury of niet, wij – en alle deelnemers – hechten veel belang aan je selectieprocedure. Wees transparant en zorg dat alles geloofwaardig verloopt. Een stemming door het publiek levert zelden het beste resultaat op. Daarom zijn we absoluut geen voorstander van publieksstemmingen.

Een woordje uitleg bij de levensduur van inzendingen

Wanneer een artiest deelneemt aan een kans maken we een kopie van de ingezonden info. Dit betekent dat een inzending niet verandert wanneer het profiel van de artiest nadien geüpdatet wordt.

Inzendingen zijn definitief. Een deelnemer kan zijn inzending enkel aanpassen nadat jij ze gewist hebt en wanneer de kans nog steeds open is.

Aankondigingen

Als organisator van een kans op VI.BE platform heb je de mogelijkheid om met de deelnemers te communiceren en ze op de hoogte te houden van het verloop van je campagne. Daarvoor dienen de aankondigingen. Bekijk dit als de blog van je kans, jouw tool om deelnemers betrokken te houden van start tot finish. Zo rechtstreeks kunnen communiceren met je deelnemers is één van de beste features van VI.BE platform!

Dit zijn drie soorten aankondigingen:

Updates die de spanning opbouwen

Hou je deelnemers op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. Bekijk je kans als een verhaal dat zich afspeelt terwijl iedereen vol spanning afwacht. Specifieke updates als “De flyers zijn klaar!” of “Foto’s van het podium!” zijn leuk om te volgen.

Wanneer je oproep online staat, kan je ook reacties of vragen krijgen van deelnemers. Bekijk je mailbox regelmatig en beantwoord deze berichten. Als je merkt dat bepaalde vragen meermaals gesteld worden, kan je er misschien een update aan wijden.

Ook wanneer niet alles volgens plan verloopt, is het essentieel om je deelnemers op de hoogte te houden!

Winnaar-aankondigingen

Een kans op VI.BE platform heeft nooit een open einde. De aankondiging van je winnaar(s) is de sluitsteen van je campagne. Vergeet niet om het profiel van de winnaar(s) aan je update te linken, dan verschijnt de aankondiging ook op de Artiestenportaalpagina!

Als er een evenement aan je kans gekoppeld is, voeg dan ook een event toe aan je winnaar-aankondiging. Dat promoten we nog eens extra op de Artiestenportaalpagina in de dagen ervoor.

Updates die je succes vieren

Het verhaal van je kans stopt niet nadat je winnaar is aangekondigd. Post recensies, persartikels, foto’s … Of het nu gaat om een liveshow of je magazine op iemands bureau.

VI.BE, tot je dienst

VI.BE platform is gecreëerd en wordt beheerd door VI.BE. Kansen maximaliseren voor nieuw talent maakt deel uit van onze missie. Daarnaast geven we muzikanten, dj’s en producers ook gratis advies over alles wat bij muziek maken komt kijken. En we werken graag samen met mensen en organisaties met dezelfde waarden en liefde voor muziek.

Als je een concert, fuif of festival organiseert en vragen hebt, check dan zeker eens deze themapublicatie. Nog veel meer info vind je op onze site. Of neem contact op!