VI.BE

versie 23/01/20

VI.BE vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we daarmee omgaan. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VI.BE vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die echt nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en die rechten ook respecteren.

VI.BE vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dat via onderstaande contactgegevens:

VI.BE vzw
Bloemenstraat 32
1000 Brussel
good@vi.be
+32 2 504 99 00

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere contacten, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers, (potentiële) stagiairs en vrijwilligers etc.

Jouw persoonsgegevens worden door VI.BE vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• zodat je kan deelnemen aan de activiteiten of gebruik kunt maken van de diensten van VI.BE vzw (uitvoering overeenkomst);
• zodat we je op de hoogte kunnen houden van de werking van VI.BE vzw, meer bepaald via o.a. het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang);
• zodat we met jou kunnen communiceren als je je hebt ingeschreven voor een van onze activiteiten of gebruik maakt van onze diensten, en zodat we je op de hoogte kunnen houden van andere, gelijkaardige activiteiten of diensten (uitvoering overeenkomst);
• zodat we kunnen rapporteren aan subsidiërende overheden (wettelijke verplichting);
• andere, specifieke doeleinden waar afzonderlijk toestemming voor gevraagd kan worden.

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij o.a. de volgende persoonsgegevens vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, links naar online profielen (sociale media) en/of website;
• persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, geslacht;
• rijksregisternummer;
• opleiding of vorming;
• financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer);
• beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames …).

Deze gegevens worden door jou aan ons gegeven d.m.v. inschrijfformulieren, invul- en contactformulieren op onze websites, persoonlijk contact, contact via email of telefoon … Als je gegevens van derden aan ons doorgeeft, dan verklaar je dat je daarvoor de toestemming hebt.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen – verwerkers doorgeven indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een externe dienstverlener voor:

• inschrijfformulieren (meer bepaald Typeform.com);
• groeperen en opslaan van gegevens (meer bepaald Google Drive);
• opmaak en versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (meer bepaald Campaign Monitor);
• verzekeren van deelnemers en vrijwilligers (meer bepaald KBC verzekeringen);
• verzorgen van onze internetomgeving (webhosting);
• verzorgen van onze IT-infrastructuur (IT-netwerk, servers …);
• sociaal secretariaat (SDWorx);
• boekhouding (WinBooks);
• helpdesk (Helpscout);
• CRM (Salesforce).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of die zelf niet in orde zijn met Algemene Verordening Gegevensbescherming. Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met externe partijen – ontvangers als dat nodig is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo delen we o.a. gegevens met partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (onder andere, maar niet beperkt tot, organisatoren van kansen op het platform vi.be of structurele partners van VI.BE vzw waarvoor we specifieke activiteiten organiseren), subsidiërende overheden / overheidsdiensten, externe opleiders en media.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft. Je hebt altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

VI.BE vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelstellingen die we hierboven hebben omschreven, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

VI.BE verbindt er zich in elk geval toe jouw gegevens niet langer te bewaren dan 5 jaar na ons laatste contact.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens VI.BE vzw jouw gegevens kunnen raadplegen, zijn gehouden aan geheimhouding.
• De bestanden waarin jouw gegevens worden opgeslaan, zijn beveiligd met een paswoord.
• We anonimiseren of pseudonimiseren jouw persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij maken backups van de bestanden waarin jouw persoonsgegevens worden opgeslagen, zodat we die kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op jouw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om jouw rechten, de veiligheid en bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Je hebt het recht op verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Je kan ook bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Op basis van jouw klikgedrag in onze digitale mailings, kunnen we je gerichte mailings sturen.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen om jouw rechten uit te oefenen. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken. Om je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be