Als je voor de shows die je in de UK gaat spelen, betaald zal worden door een Britse opdrachtgever moet je een werktoelating regelen.

Hierin zijn er verschillende soorten.
De meest geschikte voor muzikanten zijn:

• een Certificate of Sponsorship 
  maximum 3 maanden geldig
• een Permitted Paid Engagement 
  maximum 1 maand geldig
• of optreden op een Permit Free Festival  
  maximum 6 maanden geldig

1. Certificate of Sponsorship (CoS)

Met een Certificate of Sponsorship mag je 14 dagen voor je show(s) arriveren in de UK en moet je ten laatste 14 dagen na je laatste show weer vertrekken, dit binnen een periode van maximum 3 maanden.
Promotoren en agents die hiervoor door de UK overheid erkend zijn, kunnen je van een Certificate of Sponsorship voorzien. Zij registreren jou en je bandleden dan via een officieel systeem en bezorgen ieder van jullie een registratienummer. Deze nummers moeten jullie voorleggen aan de grenscontrole, deze controle verloop dan meestal vrij vlot.
Spijtig genoeg zijn het in de praktijk enkel de grote agents en promotoren die gebruik kunnen maken van dit systeem. Een volledige lijst vind je hier.

2. Permitted Paid Engagement (PPE)

Als je gaat spelen voor een organisator die je niet van een Certificate of Sponsorship kan voorzien, kan je werken via een Permitted Paid Engagement. Hiervoor heb je een formele uitnodigingsbrief nodig van je UK opdrachtgever waarin helder wordt toegelicht wat je precies zal doen, waar, wanneer en aan welke fee  + eventuele accommodatie indien deze wordt geregeld door je opdrachtgever. Om een PPE te kunnen gebruiken, moet je opdracht eigenlijk rechtstreeks verband houden met je professionele activiteit en ervaring in België. Dit kan je bijvoorbeeld aantonen door middel van een brief van je management, label of booking agent (op briefpapier van het bedrijf) maar ook artikels, reviews, je website en tourlist kunnen hierbij helpen.

Met een PPE mag je maximum één maand in de UK optreden.

Je crewleden zoals je geluidstechnieker of tourmanager kunnen geen gebruik maken van een PPE maar kunnen als standard visitor naar de UK komen op voorwaarde dat ze uitbetaald worden door een Belgische opdrachtgever.

Een Permitted Paid Engagement laat meer over aan de interpretatie en goodwill van de douanebeamte die je voor je krijgt aan de grenscontrole. Indien je in de mogelijkheid bent om te kiezen voor een Certificate of Sponsorship in plaats van een PPE, kies dan zeker voor een Certificate of Sponsorship. Daarmee kan je meestal zonder al te veel lastige vragen aan de grenscontrole de UK binnen.

Als je toch met een PPE naar de UK trekt, zorg dan zeker dat alle documenten die je dient voor te leggen zijn opgesteld in het Engels. Als je sommige documenten enkel in het Nederlands hebt, moet je zorgen voor een gecertificeerde vertaling.

3. Permit Free Festival

Als je gaat spelen op een festival dat op de Permit Free Festival lijst staat van de UK overheid, volstaat een formele uitnodigingsbrief van de festivalorganisator waarin je show wordt bevestigd, inclusief je contract.

In een periode van maximaal 6 maanden mag je op meerdere Permit Fee Festivals spelen. Om helemaal in orde te zijn, heb je dan van elk festival een uitnodigingsbrief nodig.

_

Met welke werktoelating je ook naar de UK trekt, zorg er altijd voor dat je naast je internationale paspoort ook documenten zoals je bankafschrift, retourticket en boekingsbevestiging van je accommodatie kan voorleggen.

Belangrijk detail: als je in de UK arriveert met een werktoelating moet je een stempel laten zetten in je paspoort. Als dat niet gebeurd is, mag je eigenlijk niet betaald worden voor je shows. Zorg er dus zeker voor dat je via een douanebeambte passeert en geen eGate gebruikt.

Als je (promo)shows gaat doen waarvoor je enkel een onkostenvergoeding ontvangt of je doet shows die betaald worden door een opdrachtgever uit de EU (bijvoorbeeld je management of je agent) en dus niet de UK, hoef je helemaal geen werktoelating te regelen en kan je gewoon als standard visitor naar de UK trekken.

Een handig overzicht wat betreft de verschillende werktoelatingen vind je hier.

Nu de UK niet meer tot de Europese Unie behoort, zijn er douaneverplichtingen rond de in-en uitvoer van goederen. 

Voor muziekinstrumenten is hierbij een specifieke regeling voorzien waardoor je draagbare instrumenten én draagbare elektronische randapparatuur gewoon mag meenemen. Als je controle krijgt, toon je aan de hand van je aankoopbewijzen aan dat het materiaal van jou is. Als je dat bewijs niet kan leveren - en dan vooral bij nieuw of ongeschonden materiaal - bestaat het risico dat de douane lastig doet en je spullen in beslag neemt. 

Als je niet over de nodige aankoopbewijzen beschikt en/of niet-draagbare instrumenten of materiaal meeneemt op tour maak je best gebruik van een ATA-carnet. 

Een carnet is een gedetailleerde lijst met daarop al het materiaal die je het land invoert en weer uitvoert. Het gaat dus over een tijdelijke import en export van goederen.

Een ATA-carnet heeft verschillende inlegvellen, bestemd voor de douane:

• Een uitvoerstrook voor de douanepost in de EU waar de goederen de EU verlaten.
• Een invoerstrook voor de UK douanepost waar de goederen de UK binnenkomen.
• Een wederuitvoerstrook voor de UK douanepost waar de goederen UK na je tour weer verlaten.
• Een wederinvoerstrook voor de douanepost in de EU waar de goederen de EU weer binnenkomen.

Op de invulstroken die in het ATA-carnet achterblijven, geven alle douaneposten aan waar en op welke datum ze welke goederen hebben gecontroleerd. Zo toon je achteraf aan welke reis jouw gear hebben afgelegd voordat ze weer terug zijn in de EU. Diegene die de goederen vervoert, biedt het ATA-carnet bij de douanepost aan ter controle.

De wederuitvoerstrook met de stempels en handtekening van de UK douane is belangrijk bewijs van de wederuitvoer van al je gear uit de UK. Hiermee voorkom je dat je achteraf alsnog invoerrechten en btw aan de UK douane moet afdragen. Alvorens je een douanepost verlaat, controleer je dus best even of alle stroken juist zijn afgestempeld. 

Het ATA-Carnet is een jaar geldig vanaf de uitgiftedatum en kan ook gebruikt worden voor tournees in andere landen die het document erkennen. De aanvraag gebeurt online via e-ata.eu (duurtijd aanvraag: 2 à 3 werkdagen). Je betaalt een vast bedrag van € 200, € 100 waarborg en een variabele toeslag naargelang de waarde van het materiaal op het carnet. 

Voordat je met een ATA-carnet op tour kan vertrekken, moet je langs een Belgisch douanekantoor om je document geldig te laten maken. Dit gebeurt met een fysieke controle van alle goederen op de lijst, een stempel en handtekening. Deze procedure is verplicht. Met een ongeldig ATA-carnet weigert de douane in het bestemmingsland jouw goederen.
Opmerking: tegenwoordig zijn er douanekantoren waar het voorleggen van foto's (ipv een fysieke controle) van je materiaal voldoende is. Check dit vooraf even met jouw kantoor. 

Op de lijst zet je best alle spullen die je hebt, gaande van instrumenten tot versterkers tot randapparatuur zoals micro’s en pedalen. Per tour kan je dan aanvinken wat je juist meeneemt. Als je later toch materiaal wil meenemen dat nog niet op je ATA-carnet staat, moet je een nieuw carnet aanvragen en opnieuw de volledige kost betalen. 

Bedenk vooraf ook zeker goed wie er van je entourage allemaal gebruik zal maken van je carnet en geef hen op als gevolmachtigden want ook dit kan achteraf niet meer aangepast worden. Elke gebruiker van het Carnet moet dus over een volmacht (proxy) beschikken. De handtekening van de volmachtgever moet identiek zijn met de handtekening in het vakje “houder” op de voorkaft van het Carnet. De Douane in de UK controleert daar streng op.

Wanneer je met een ATA-carnet op tour vertrekt, hou dan zeker rekening met extra reistijd want je moet zowel op de heen- als op terugweg twee keer langs de douane passeren en daarbij moet je steeds mee aanschuiven in de rij met vrachtvervoer. Dit gaat soms tamelijk vlot (vooral dan aan de grensposten in de EU) maar kan evengoed uitlopen tot wel 6 uur. 

Ook niet onbelangrijk: het Carnet moet na gebruik terug moet bezorgd worden aan de Kamer van Koophandel.

In deze video vind je nog meer tips om het ATA-Carnet te gebruiken.

In tegenstelling tot je gear, probeer je merchandise zoals cd’s, vinyl of T-shirts ter plekke te verkopen. Als je goederen uit de EU wilt exporteren, zal je een EORI-nummer (Economic Operator Registration and Identification) moeten aanvragen. Dit is een uniek identificatienummer dat door douaneadministraties gebruikt wordt voor de onderlinge uitwisseling van informatie. 

Een EORI-nummer kan je online aanvragen via de website van de FOD Financiën. Eens je zo’n nummer hebt, moet je alle goederen die je uitvoert ook nog aangeven via het online aangiftesysteem van de douane: Paperless Douane en Accijnzen (PLDA). 

Als je zelf de verkoop van je merch gaat doen in de UK, moet je bovendien ook een Brits EORI-nummer aanvragen. De aanvraag van dit nummer kan 1 tot 5 dagen duren. Houd hier dus rekening mee bij het plannen van je reis.  

Op uitgevoerde merchandise die ter plekke verkocht wordt, moet er geen btw aangerekend worden. Je zal wel het moeten bewijzen leveren dat de goederen het grondgebied van de Unie verlaten hebben. Dit doe je via een Exemplaar 3, een onderdeel van het Enig document (= officiële model van de douane dat gebruikt wordt bij een uitvoer). Dit document wordt automatisch aangemaakt door de douane en gebeurt elektronisch.

Als de waarde van je merchandise lager is dan 1.500 pond, kan je een eenvoudige online aangifte doen. Deze aangifte doe je ten minste 5 dagen voordat je naar het VK trekt.

Ga je via bepaalde havens naar het VK (zoals Dover of de Eurotunnel)?

Dan vraag je voor de Britse douanedienst een GMR-nummer (Goods Movement Reference) aan per voertuig. Het doel van dit nummer is om sneller de grens te passeren bij de douane. Je hebt een Brits GMR-nummer nodig als je goederen meeneemt via een ATA-carnet of bij de in- en uitvoer van goederen. Per keer dat je de grens oversteekt, heb je een apart (nieuw) GMR-nummer nodig.

Om een GMR-nummer aan te vragen, heb je ook een Brits EORI-nummer nodig. 

In bepaalde gevallen ben je vrijgesteld om een GMR-nummer aan te vragen. Dit is het geval bij:

• Je neemt goederen mee voor persoonlijk gebruik.
• Je neemt commerciële goederen mee in je bagage. Opgelet: je dient wel een eenvoudige aangifte (als de waarde van de goederen < 1.500 pond is) of volledige aangifte in te dienen.
• Je neemt commerciële goederen mee in je bagage vanuit het VK.

Bij het reizen via een ATA-carnet vraag je een GMR-nummer aan. Een GMR-nummer blijft 28 dagen geldig.

Heb je geen GMR-nummer aangevraagd? Via de Britse Kamer van Koophandel kan je binnen dezelfde werkdag een GMR-nummer krijgen als je 18 pond betaalt.

Belgen die naar het buitenland gaan om te werken kunnen het A1-certificaat gebruiken om te bewijzen dat ze onderworpen blijven aan het Belgische socialezekerheidsstelsel. Zo voorkom je dat je extra sociale bijdragen moet betalen op je vergoedingen in de UK. Meer info over het A1-certificaat en de aanvraag vind je hier.

De UK kan op basis van het dubbelbelastingverdrag dat met België afgesloten werd 20% belasting (artist tax) heffen op vergoedingen voor optredens. Belangrijke uitzondering op deze regel: wanneer je tournee voornamelijk (meer dan 50%) gefinancierd wordt door Belgische subsidies, zal je enkel in België worden belast. 

Als je diensten levert in de UK (bijvoorbeeld optredens of workshops voor een Britse opdrachtgever) zal je btw verschuldigd zijn in de UK. In een B2B-context is btw verschuldigd volgens de plaats waar de dienst wordt verstrekt. In een B2C-context is btw verschuldigd waar de consument (concertganger) gevestigd is. In beide gevallen in de UK dus.

Cultuurloket is het aanspreekpunt voor grensoverschrijdend werken als Mobility Information Point (MIP). Voor meer advies rond werken in het buitenland kan je dus ook bij hen terecht. Besteed je al die administratie liever uit voor optredens in het buitenland? Dan kan je ook bij een sociaal bureau voor kunstenaars zoals Amplo terecht.