Wijzigingen binnen de vzw
Wijzigingen in samenstelling van het bestuursorgaan en van de statuten moeten toegevoegd worden aan het dossier van de vzw bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Die moeten ook gepubliceerd worden in het Staatsblad en de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Voordien moet uiteraard eerst de Algemene Vergadering worden bijeengeroepen omdat zij exclusief bevoegd zijn voor statutenwijzigingen, benoemingen, ontslagen en mandaten van bestuurders.
© nina vandeweghe
Vragen over de vzw-vorm? VI.BE kan enkel helpen als het gaat over een vzw in de muzieksector.
Wijziging in het bestuur
Wanneer een (dagelijks) bestuurder of vertegenwoordiger uit de vzw moet stappen of hun bevoegdheden wijzigen, zullen er een aantal stappen moeten ondernomen worden. Hetzelfde geldt voor de benoeming van een nieuwe bestuurder. Je moet formulier I, luik A en B volledig invullen in drievoud invullen voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad. In luik B vul je in dat er op de AV een wijziging in het bestuur is goedgekeurd. Daarnaast vermeld je ook de namen, adressen, geboortedata en rijksregisternummers van de bestuurders in die ontslag nemen, nieuw zijn of wiens bevoegdheden wijzigen. Op de laatste bladzijde van luik B schrijf je aan de voorzijde de namen en functies van de bestuurder(s) die gaat/gaan tekenen of van de persoon die bevoegd is de vzw te vertegenwoordigen. Op de achterzijde komen de handtekening(en) van deze personen.
Daarnaast moet je formulier II in tweevoud invullen voor publicatie in de KBO. In luik A van dit document vul je punt 1 en punt 2a in. In luik C vul je punt 1, 2 en 3 in. Je vult de nieuwe bestuurders in, voorafgaand met een B en de bestuurders die hun mandaat beëindigen voorafgaand met een E. Onderaan luik C handteken je het document. Al deze documenten moet je vervolgens indienen bij de griffie.
Tenslotte moeten alle wijzigingen in het bestuur ook in het UBO-register worden aangepast. Dit moet gebeuren binnen de maand na de bestuurswissel. De informatie in het UBO-register moet trouwens jaarlijks bevestigd worden.
Statutenwijziging
Ook bij een statutenwijziging zijn er publicatieverplichtingen. Wanneer je deze wijzigt, doe je er goed aan om er ineens voor te zorgen dat de statuten aangepast zijn aan de meest recente wetgeving inzake vennootschappen en verenigingen. Tegen 1 januari 2024 is dit sowieso verplicht. Een overzicht met de door te voeren wijzigingen vind je terug in dit document van Cultuurloket.
Je moet formulier I, Luik A en B volledig invullen in drievoud invullen voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad. In Luik B vul je in dat er op de AV een statutenwijziging is goedgekeurd, gevolgd door de wijzigingen of desnoods de volledige nieuwe statuten. Op de laatste bladzijde van luik B schrijf je aan de voorzijde de namen en functies van de bestuurder(s) die gaat/gaan tekenen of van de persoon die bevoegd is de vzw te vertegenwoordigen. Op de achterzijde komen de handtekening(en) van deze personen.
Daarnaast moet je formulier II in tweevoud invullen voor publicatie in de KBO. In luik A van dit document vul je punt 1 en punt 2a in. In luik C vul je in wat van toepassing is. Vervolgens dien je al deze documenten samen met een kopie van de aangepaste statuten in bij de griffie.
Kosten
De bekendmakingskosten bedragen 157,42 euro (tot 1 maart 2024) voor zowel de fysiek als de elektronische publicatie. Wanneer je online werkt via de e-griffie betaal je op het moment van de indiening van het dossier. Uitgebreide info over de betaling vind je hier.