Het beheren van een vzw brengt wel wat administratie met zich mee. Zo zijn er jaarlijks enkele deadlines waar je rekening mee zal moeten houden. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste verplichtingen.

31 maart: patrimoniumtaks

Vzw’s betalen een patrimoniumtaks wanneer het vermogen van de vzw meer dan € 50.000 waard is. De deadline voor deze belastingaangifte ligt op 31 maart. De meeste vzw’s krijgen hiervoor een brief in de bus. Goed nieuws voor de kleinere vzw’s, want sinds 2024 moeten vzw’s met een vermogen lager dan €50.000 geen aangifte meer doen (voordien de nulaangifte). Daarnaast is er nu ook een progressief tarief van toepassing, wat neerkomt op een belasting in schijven.

31 maart: klantenlisting

Btw-plichtige organisaties moeten vier keer per jaar een kwartaalaangifte indienen bij de Btw-administratie. Daarnaast moet je ook jaarlijks een klantenlisting indienen. Dit is een lijst van alle ondernemingen aan wie je het afgelopen jaar meer dan €250 gefactureerd hebt. Op die manier kan de overheid nagaan of de btw correct geïnd werd.

30 juni: algemene vergadering

Een vzw moet minstens één keer per jaar de algemene vergadering bijeenroepen en dit binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar. Aangezien het boekjaar bij de meeste vzw’s gelijk loopt met het kalenderjaar, ligt de deadline normaal op 30 juni. Om stress te vermijden, kan je de AV ook veel eerder samenroepen. 

Waar je zeker op moet letten bij het inplannen van de AV: 

• De uitnodiging voor de AV moet minstens 15 dagen op voorhand naar alle leden worden verstuurd en moet de datum, het uur, de plaats en de agenda vermelden.

• Tijdens de algemene vergadering wordt de jaarrekening van het voorbije boekjaar goedgekeurd en wordt er beslist over de kwijting van de bestuurders. Zo erkennen de leden dat de bestuurders hun taken goed hebben uitgevoerd.

• Dit is ook het moment om het bestuur te wijzigen, de statuten te updaten en het jaarplan met bijbehorende begroting voor het nieuwe werkjaar te bespreken.

31 juli: neerleggen van de jaarrekening

Ten laatste 30 dagen na de algemene vergadering zal je de goedgekeurde jaarrekening bij moeten indienen of “neerleggen”. Voor kleine vzw’s met een vereenvoudigde boekhouding moet dit gebeuren bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Je bezorgt een exemplaar van de jaarrekening, samen met het ondertekende verslag van de algemene vergadering. Dit moet nog steeds op papier gebeuren. Grotere vzw’s met een dubbele boekhouding moeten deze ook digitaal neerleggen bij de Nationale Bank van België.

1 september: UBO register

Het UBO-register is een Europees initiatief zodat banken en overheden makkelijk kunnen terugvinden wie de bestuurders of zaakvoerders van een organisatie zijn. Jaarlijks zal je de gegevens moeten controleren en herbevestigen. Bij wijzigingen in je bestuur zal je de aanpassing binnen de maand moeten doorgeven. Je brengt dit dus best meteen in orde na afloop van de algemene vergadering.

20 september: Rechtspersonenbelasting

Elke vzw moet jaarlijks de rechtspersonenbelasting aangeven. Vzw’s betalen rechtspersonenbelasting op inkomsten uit onroerende goederen (bv. huurinkomsten) en bepaalde vormen van roerende inkomsten (bv. beleggingen). Ook als de vzw geen dergelijke inkomsten heeft, zal je een aangifte moeten doen en laat je alle vakjes open. Dit noemen we een “nulaangifte”. De deadline varieert elk jaar maar valt steeds in de periode eind september of begin oktober. De aangifte kan enkel elektronisch via BIZTAX gebeuren.

Andere verplichtingen voor vzw’s

Naast het naleven van deze deadlines ben je als vzw ook verplicht om doorheen het jaar een ledenregister, de verslagen van (bestuurs-)vergaderingen en boekhoudkundige stukken goed bij te houden.