Wat is de context?

De eerste stap wordt gemakkelijk overgeslagen, maar is de start van alles. Allereerst moet je namelijk nadenken over hoeveel tijd en geld je wil en vooral kan vrijmaken voor de communicatie rond je project. Onderschat het niet: een communicatieplan maken én uitvoeren kan meer tijd in beslag nemen dan je op het eerste oog zou denken. Denk er ook aan dat adverteren op sociale media, een grafisch vormgever, affiches printen … allemaal geld kost. Vergeet die kosten niet mee te nemen in jouw financieel plan! Denk ook eens na of er mensen zijn waar je eventueel op kan rekenen voor hulp. Als je een band bent, bekijk je ook best wie van jullie zich over de communicatie kan ontfermen.

Wat is je doelgroep?

Hoe je communiceert hangt heel hard af van je doelgroep. Denk goed na over wie je wil aanspreken met jouw communicatie. Je zal waarschijnlijk een duidelijke hoofddoelgroep hebben (muziekfans), maar daarin kan je nog eindeloos segmenteren, zoals bijvoorbeeld op leeftijd, gender, regio ... In je communicatieplan omschrijf je de verschillende subgroepen in je doelgroep, wat hen onderscheidt en hoe je hen het beste bereikt. Verder kan je bedenken hoe je de aandacht van jouw doelgroep kunt trekken en wat hen kan weerhouden om naar jouw boodschap te luisteren.

Wat is je doel? 

Communicatie op zich is nooit een doel, altijd een middel. Waarom wil je communiceren, wat wil je vertellen en vooral wat is je doel? Stel, je doet promo voor een nieuw album. Je doel is dan waarschijnlijk om zoveel mogelijk albums te verkopen. Maar hoeveel albums wil je verkopen? Hoe lang wil je er over doen? Is je doel realistisch? Probeer je doel steeds te formuleren volgens de zogenaamde SMART regels: Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Realistisch en Tijdsgebonden. Als je als doel stelt om albums te verkopen kan je dat bijvoorbeeld als volgt formuleren:

• Specifiek: Een nieuw album releasen op vinyl en Spotify met 4 singles, 3 video’s. 
• Meetbaar: We willen 1000 albums verkopen, 100.000 streams op Spotify … 
• Actiegericht: door je grote doel op te delen in een aantal kleine, haalbare stappen, trigger je jezelf om vol te houden. Telkens je zo’n ‘tussendoel’ bereikt, zal je immers gemotiveerd zijn om de volgende stap te zetten.
• Realistisch: als je bereid bent om hard te werken, mag je hoofddoel best wat ambitieus zijn. Hou het echter realistisch, het heeft geen zin om doelen te stellen die je nooit kan bereiken. Het opdelen van je doel in tussenstappen kan je helpen om het gevoel van onbereikbaarheid te temperen. Door telkens kleine stapjes te zetten, houd je het realistisch en prikkelend voor jezelf.
• Tijdsgebonden: dit is misschien wel de belangrijkste van de SMART-parameters. Probeer steeds een duidelijke deadline te stellen voor je plannen. Uitstel is afstel, en de meeste muzikanten hebben de slechte gewoonte om nogal hard uit te stellen. Maak een retroplanning: je vertrekt bij je doel dat je jezelf gesteld hebt over 1, anderhalf of 2 jaar, en keert stap per stap terug tot vandaag. Voor elke tussenstap leg je jezelf een deadline op van een paar weken of (maximum) maanden.

Wat is jouw boodschap?

Een boodschap moet worden aangepast aan je doelgroep. Je communiceert andere info naar je fans dan naar programmatoren, terwijl zij beiden een doelgroep kunnen zijn. Let er ook op dat je steeds 1 boodschap uitstuurt naar je doelgroep. Wat wil je zeker meegeven? Wat je vertelt hangt nauw samen met hoe je dat vertelt. Let er op dat je in de taal van je doelgroep spreekt, de zogenaamde ‘tone of voice’.

Wat is je actieplan?

Nadat je hebt bepaald wat je wil communiceren en aan wie, is het tijd om je plan uit te werken. Een visueel plan opstellen waarin elke stap wordt weergegeven, is hierbij belangrijk. Dit doe je door alles samen te voegen en concreet te maken op basis van je retroplanning. Om het overzichtelijk te houden, kan je onderscheid maken tussen de verschillende kanalen die je zal gebruiken. 

Je doel, je doelgroep en je boodschap bepalen mee de kanalen waarlangs je communiceert. Denk goed na over een communicatiemix. Als je enkel via Facebook communiceert, bereik je ook enkel de mensen die op Facebook actief zijn en jou leuk vinden. Voor een releaseshow kan het bijvoorbeeld goed zijn om een affiche te maken, een perstekst uit te sturen naar muziekmagazines of een nieuwsbrief uit te sturen. Op deze manier bereik je weer een heleboel andere mensen die niet dagelijks op Facebook zitten te neuzen.

Opvolging

Het is belangrijk om te beseffen dat je communicatieplan nooit definitief af is. Het is essentieel om voortdurend te evalueren en te controleren of er nog aanpassingen nodig zijn tijdens het communiceren. Moet je een andere doelgroep aanspreken of heb je een belangrijk communicatiekanaal over het hoofd gezien? Ook is het van belang om regelmatig te checken hoe jouw communicatiestijl wordt ervaren. Feedback van mensen met wat verstand van zaken kan je hierbij ook helpen.

Evaluatie

Als je doelstellingen SMART geformuleerd zijn is het eenvoudig om achteraf te evalueren hoe je het er vanaf gebracht hebt. Hebben we ons doel bereikt? Wat hebben we goed gedaan? Wat is er misgegaan? Een goede evaluatie zal ervoor zorgen dat je volgende communicatieplan nog beter is dan het vorige.

Tot slot: de moraal van het verhaal? 

Maak goede muziek, denk na over wat je doet, blijf jezelf en wees vooral niet bang om jezelf te promoten en iets nieuws te proberen. Je communicatieplan staat enkel in functie van je muziek, aangezien je natuurlijk wil dat deze gehoord zal worden. De inhoud van dit hele plan is gelinkt aan je stijl en imago: jouw verhaal. Zorg ervoor dat je trouw blijft aan jezelf en wat jij wil vertellen. En roep, als dit allemaal niet zo wil lukken, de hulp in van een professional. 

Bij wijze van uitsmijter vind je hier een toolbox die Amber Horsburgh vulde met een berg info en tools om je communicatieplan in praktijk om te zetten.