Een kostenvergoeding is enkel interessant als je een (heel) beperkt aantal keer een artistieke of niet-artistieke prestatie levert voor een (heel) beperkte vergoeding. Gebruik een kostenvergoeding enkel als je ook nog een andere job hebt waar je sociale bescherming mee opbouwt!

De kosten waar je voor vergoed wordt, moet je in principe altijd kunnen bewijzen. Er zijn vormen van kostenvergoedingen die ‘forfaitair of vast’ zijn (een bepaald bedrag wordt dus verondersteld om alle gemaakte kosten te dekken), zoals de vrijwilligersvergoeding of de AKV, waarvoor je geen concreet bewijsmateriaal moet voorleggen. 

Voor andere kostenvergoedingen is altijd een of andere vorm van bewijs nodig. Dit zijn de ‘reële of werkelijke’ kostenvergoedingen. Laat je dus niets wijs maken: een organisator die jouw gage van € 400 wil uitbetalen met een ‘onkostennota’, wil dat dus eigenlijk in het zwart doen. Tenzij je effectief voor € 400 kosten hebt gemaakt voor die ene show. Een kostenvergoeding dekt (zoals het woord zegt) enkel de kosten die bij een show komen kijken, niet de prestatie van het optreden zelf… 

Bewijsmateriaal kan zijn:

• bus- of treinticket
• kasticket van supermarkt
• aankoopfactuur
• ontvangstbewijsje
• restaurantkosten
• …

Sommige kosten die je eigenlijk moet kunnen aantonen, zijn moeilijk zwart op wit te bewijzen:

•  verplaatsingen met de auto: kosten voor brandstof, verzekering, wegentaks, slijtage aan de auto etc. zijn bijna onmogelijk onder te verdelen en op papier te bewijzen. Daarom werd voor dat soort verplaatsingen een vast bedrag ingevoerd: per kilometer kan je max. € 0,4293 (bedrag geldig t.e.m. 31 december 2024) ontvangen als kostenvergoeding. Echt bewijsmateriaal is niet nodig, maar het kan nooit kwaad om bv. routebeschrijvingen van Google Maps of een lijst met verplaatsingen bij te houden.
• verplaatsingen met de fiets: per kilometer kan je max. € 0,35 ontvangen als forfaitaire kostenvergoeding.
• kosten voor internet, telefoon, …: ook die zijn bijzonder moeilijk heel precies per opdracht te bewijzen. Hiervoor mag je dan ook een forfaitaire raming maken en een percentage van je abonnementskost als kostenvergoeding vragen.

Let op: je mag deze kostenvergoeding niet altijd combineren met een andere forfaitaire kostenvergoeding. Zo kan je een AKV niet combineren met een kilometervergoeding, want daar heb je al de mogelijkheid om een verplaatsingsvergoeding toe te voegen. Bij een vrijwilligersvergoeding kan dat wel, op voorwaarde dat je maximum 2.000 keer de maximum toegelaten kilometervergoeding voor privéwagens (€ 847,40) krijgt en die kilometers ook effectief kan aantonen.

Veel administratie komt er bij een kostenvergoeding niet kijken. Op kostenvergoedingen betaal je namelijk geen belastingen, sociale bijdragen of btw. Je maakt het beste een onkostennota op voor de opdrachtgevers waar volgende elementen zeker op staan: 

• de titel ‘Kostennota’
• naam & contactgegevens van jezelf en de opdrachtgever
• datum & omschrijving van de prestatie
• aard & totaalbedrag van de kosten. In het geval van een kilometervergoeding geef je het beste mee welk traject je gereden hebt, hoeveel kilometer dat is en welk bedrag je per kilometer ontvangt.
• bijlagen: welke documenten geef je mee als bewijsmateriaal?

Je ondertekent de kostennota, geeft een exemplaar aan de opdrachtgever en houdt zelf ook alle kostennota’s bij. Zo heb je toch een minimum aan bewijsmateriaal mocht je ooit controle krijgen.