De oprichting van een vzw brengt best wel wat administratie met zich mee. Akte, statuten, formulieren voor het Staatsblad: er komt een hoop invulwerk bij kijken. We overlopen  alle stappen van het oprichtingsproces en wijzen je de weg naar de juiste documenten.

Stap 1: de oprichting

Je moet minstens met twee zijn om een vzw op te richten. De oprichters zijn de effectieve leden en staan aan het roer van de vereniging. Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen lid worden van een vzw. De oprichters hoeven ook niet per se de bestuurders te zijn. 

Stap 2: de akte

De oprichting wordt officieel gemaakt in een akte. Die akte luidt meestal als volgt: “op datum x, hebben volgende mensen (opsomming oprichters) besloten om een vzw op te richten waarvan de statuten luiden als volgt”. De statuten maken dus deel uit van de oprichtingsakte. De statuten zijn de grondbeginselen van de organisatie van de vzw. Die hebben als doel om informatie te verstrekken en de organisatie van de vereniging te structureren. De statuten moeten bepaalde verplichte gegevens bevatten:

• de identiteit van de stichters (naam, voornaam + woonplaats);
• de naam van de vereniging en het gewest waar zij gevestigd is;
• het minimum aantal leden (mag niet minder zijn dan 2);
• de omschrijving van het belangeloos doel;
•  een opsomming van de activiteiten die zij wil uitoefenen (voorwerp);
• hoe leden kunnen toetreden en uittreden;
• de bevoegdheden en bijeenroeping van de algemene vergadering, plus de manier waarop de beslissingen van de algemene vergadering “publiek” worden gemaakt;
• de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van (dagelijkse) bestuurders;
• het maximumbedrag van bijdragen of stortingen ten laste van de leden;
• de bestemming van het vermogen in geval van ontbinding;
• de duur van de vereniging (kan voor onbepaalde tijd)

Naast de statuten voeg je ook de benoeming van de bestuurders door de Algemene Vergadering toe met voornaam, familienaam en adres, geboorteplaats en –datum.

Het belangrijkste in de statuten is de omschrijving van het belangeloos doel van de vereniging. Middelen van de vzw kunnen immers enkel aangewend worden voor doelen waar de vzw voor werd opgericht. Je moet dus opletten dat je het belangeloos doel niet te nauw omschrijft: het moet zo goed mogelijk afgestemd zijn op wat je met de vzw wilt doen. Ter inspiratie kan je eens kijken naar de omschrijving in onze voorbeeldstatuten.

Stap 3: bekendmaken

De oprichtingsakte moet door alle oprichters ondertekend worden en volgens een welbepaalde procedure neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van jouw arrondissement. In de praktijk komt het er op neer dat je een heel dossier moet opmaken met allerlei stukken in. Dit dossier kan je ook indienen via de e-griffie. Dat gaat meestal een pak sneller en is goedkoper (167,71 euro) dan wanneer je de akte fysiek neerlegt (232,20 euro). Een uitgebreide handleiding vind je hier.

Een overzicht van wat je allemaal nodig hebt voor een digitale oprichting:

• Een up to date versie van Java
• Je elektronische identiteitskaart
• Een eID lezer + de nodige software
• Een elektronisch betaalmiddel
• Een digitale scan van de oprichtingsakte, ondertekend door alle oprichters
• Het uittreksel van de statuten voor publicatie in het Belgisch Staatsblad
• De lijst met de initiële benoemingen

Het ledenregister, dat een overzicht biedt van wie er in je algemene vergadering zit, moet je niet neerleggen bij de griffie, maar wel verplicht bijhouden op het zeteladres van de vzw. Sommige griffies vragen ook dat je het ledenregister kan voorleggen bij oprichting, het kan dus lonen om toch een exemplaar mee te nemen als je je oprichtingsakte in persoon gaat neerleggen. Als er leden bijkomen of vertrekken, moet het bestuursorgaan de ledenlijst binnen de 8 dagen aanpassen.

De griffier zal bij de neerlegging controleren of alle stukken juist en volledig zijn. Als je statuten aanvaard worden, zal je vzw ingeschreven worden in het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Er wordt hiervoor een ondernemingsnummer toegekend. Vanaf dat moment heb je officieel een vzw.

De griffie zal er ook voor zorgen dat de nodige zaken gepubliceerd worden in het Staatsblad.

Stap 4: de rekening

Na neerlegging krijg je een eigen exemplaar van de statuten, voorzien van de nodige officiële stempels. Met dit document kan je naar de bank gaan om een (professionele) bankrekening voor de vzw te openen. We merken dat vzw's in de muzieksector hier soms moeite mee hebben. We raden aan om eerst eens bij de de bank te polsen waar je zelf al klant bent.

Stap 5: het btw-nummer

Als je vzw-activiteiten uitoefent die onder het btw-stelsel vallen, zoals het verkopen van merchandise, moet je ook rekening houden met de btw-plicht. Bij de oprichting van een vzw moet je ten minste twee dagen na de inschrijving van je onderneming in de KBO het formulier 604A indienen. Dit kan je zelf online via MyMinfin, via je boekhouder of een erkend ondernemingsloket. De btw-administratie zal dan bepalen of het ondernemingsnummer btw-actief gemaakt wordt.

Als de geschatte jaarlijkse omzet van de vzw onder de €25.000 ligt, kan je een vrijstelling aanvragen op basis van de kleine ondernemingsregel. Die vrijstelling krijg je dus niet automatisch! Meer over btw vind je hier.

Stap 6: het UBO-register

Na de oprichting van je vzw heb je tot 30 dagen om de 'uiteindelijk begunstigden' van de vzw te registreren in het UBO-register. Het gaat concreet over (dagelijkse) bestuurders en iedereen die de vzw wettelijk kan vertegenwoordigen.